Tipps von BillSAFE: Korrekte Rechnungen an den Online-Kunden – was ist zu beachten?

Die beliebteste Zahlungsmethode von Online-Shoppern ist noch immer auf Rechnung. Nach der Lieferung kann die Ware in Ruhe geprüft werden, bevor die Zahlungsvorgänge eingeleitet werden. Das schafft Vertrauen, von dem natürlich auch die Händler profitieren, die den Kauf auf Rechnung anbieten, denn: Laut einer Studie von ECC-Handel bewerten 96 Prozent der Käufer einen Online-Shop, der Kauf auf Rechnung anbietet, als sehr bzw. eher vertrauenswürdig.

Damit Händler Fehler vermeiden, wenn sie ihre Rechnung stellen, erklärt BillSAFE, welche Angaben enthalten sein müssen* 

• Zunächst einmal muss die Rechnung ein Ausstellungsdatum sowie den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmens beinhalten.
• Die richtige Rechnung enthält die Steuernummer des leistenden Unternehmens oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-Id Nr.), die vom Bundeszentralamt für Steuern zu bekommen ist. Dies gilt auch, wenn ein Unternehmen einen Umsatz in fremden Namen abrechnet, also als Vermittler agiert, wie zum Beispiel Ticketagenturen.
• Durch die fortlaufende Rechnungsnummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei den Rechnungsnummern ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch können verschiedene Nummernkreise installiert werden, für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, also zum Beispiel für Zeiträume, verschiedene Filialen, Betriebsstätten, Produkte, etc.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung. Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Wichtig ist, dass Sammelbezeichnungen eine Bestimmung des anwendbaren Steuersatzes zulassen.
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung. Da der Rechnungsaussteller (vor allem im Bereich des E-Commerce) nicht immer den Lieferzeitpunkt kennt, ist es in diesem Punkt unbedenklich, wenn der Empfänger das Lieferdatum anhand anderer Geschäftsunterlagen (z.B. des Lieferscheins) ergänzt oder nachweist, obwohl eine Ergänzung der Rechnung sonst nur durch den Rechnungsaussteller vorgenommen werden darf.
• Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts. Wenn der tatsächlich zu bezahlende Betrag bei der Rechnungserstellung nicht fest steht, wie es z.B. bei Skonto vorkommt, muss die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten. Hier reicht ein einfacher Satz wie „ Zahlbar mit X % Skonto bis“ aus. Ebenso bei Rabatten, etc. („Es bestehen Rabattvereinbarungen“).
• Bei Leistungen an Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat kann es sein, dass die Versteuerung in dem Land des Leistungsempfängers erfolgt. Laut EU-Recht geht die Steuerschuld durch das so genannte "reverse-charge-Verfahren" auf den Leistungsempfänger mit der Folge über, dass der inländische Leistungserbringer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen und dann auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers hinweisen muss. Hier ist der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" in der Rechnung verbindlich.
• Die Rechnung muss außerdem den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf beinhalten, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Rechnungsaussteller sollten sich in jedem Fall über die Regelungen zur Rechnung informieren, um spätere Überraschungen zu vermeiden. Denn nur wenn eine Rechnung nach formalen Kriterien korrekt ausgestellt wurde, kann sie zum Vorsteuerabzug genutzt werden. Fehler können teuer werden oder zumindest zu langwierigen Zahlungsverzögerungen führen. Im Zweifelsfall oder Konflikten ist es nötig, Rat vom Steuerberater oder Anwalt einzuholen.

Auf jeden Fall gilt: Der Einsatz von Deutschlands beliebtester Zahloption im Internet bietet Händlern die Option auf große Warenkörbe und längere Kundenlebenszyklen, niedrigere Abbruchquoten und kaufkraftstärkere Kunden.

Das Auslagern der Rechnungsbearbeitung ist für viele Online-Shops eine empfehlenswerte Alternative zu einer eigenen In-house-Lösung, um über spezialisierte Dienstleister von einheitlich gesicherten Standards zur formalen Rechnungsstellung sowie zum Datenschutz und -sicherheit zu profitieren.

Über den Autor

Für diesen Artikel stand uns Dr. Frank Keller mit seinem Expertenwissen als Autor zur Verfügung. Dr. Frank Keller ist seit dem 1. Dezember 2012 Director Sales & Strategy des PayPal-Service BillSAFE. In dieser Funktion verantwortet er die Bereiche Sales, Account Management und Sales Engineering.

Unter dem Namen BillSAFE bietet PayPal seit 2012 in Deutschland zusätzlich den Kauf auf Rechnung und seit 2013 den Ratenkauf im Internet an. PayPal ist ein Unternehmen von eBay Inc., einem weltweit führenden e-Commerce Unternehmen. Informationen direkt zu BillSAFE finden Sie hier.

 *Stand: März 2013. Für die Richtigkeit der Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen.