docTag - StartUps entwickeln Standard für intelligente elektronische Rechnungen

Veröffentlicht: 02.05.2012 | Geschrieben von: Daniel Platz | Letzte Aktualisierung: 02.05.2012

Kleine Unternehmen oder Selbstständige kapitulierten häufig vor den Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, große Unternehmen investierten Millionen in die aufwändigen Rechnungsläufe nebst Zertifizierungstechnik – bis die EU das bisherige Verfahren kippte. Große Firmen setzten bis dahin aber nicht nur aus Zwang auf die geregelten Abläufe, sondern haben aufgrund des hohen bürokratischen Aufwandes generell ein Interesse an einer durchdachten und automatisierten Verwaltung von Rechnungen inklusive der nötigen Archivierung.

StartUps wie doo, smarchive, Bookamat oder freeFIBU, die die bequeme elektronische Erfassung und Verwaltung von Dokumenten als Geschäftsgrundlage haben, haben die Vorteile des standardisierten Austauschs erkannt und entwickeln derzeit mit anderen jungen Internetunternehmen einen gemeinsamen Standard: docTag. Zentrales Ziel von docTag ist es, die Erfassung von Rechnungen so einfach wie möglich zu machen – egal ob sie elektronisch (etwa als PDF) oder in Papierform vorliegen.

Dazu sollte das jeweilige Dokument quasi huckepack eine Reihe von Standardinformationen (die sogenannten Metadaten) mitbringen, die dem Empfänger das automatische Einsortieren und die weitere flexible Handhabung des Dokuments ermöglichen. Digitale Dokumente wie PDFs, Bilder oder Office-Dateien enthalten bereits Platz für Metadaten. Papierrechnungen kann man diese in Form von 2D-Codes mitgeben, wie etwa dem beliebten QR-Code.

Papier wird genauso intelligent verwaltet wie ein signiertes PDF

Diese Zusatzinformationen sollen nach der docTag-Idee den Inhalt der Rechnungen dabei soweit ergänzen, dass diese vollständig maschinenlesbar sind. Eine Papierrechnung wird also auch künftig per Software mit Zeichenerkennung digitalisiert werden müssen, dank beigefügter Metadaten kann sie aber gleich dem richtigen Absender zugeordnet und automatisch archiviert werden. Händisches Einsortieren und Verschlagworten entfällt damit. Weiterer Komfort entsteht, weil im docTag-Standard auch etwa Informationen wie die Rechnungsfälligkeit und andere Zahlungsinformationen enthalten sind. Verwaltungsprogramme und –dienste können somit ihren Nutzer automatisch an Zahlungstermine erinnern oder anhand der gesammelten Metadaten, Analysen über die Liquidität von Partnern und Kunden vornehmen.

Für Digitalisierungstools wie doo & Co. ist dies natürlich ein deutlicher Mehrwert, der die Dienste über die einfache Archivierungsfunktion hinaus attraktiv macht. Reiner Eigennutz steht jedoch auch nicht hinter docTag, denn wie jeder bessere Industriestandard soll auch dieser möglichst vielen Interessenten zur Verfügung stehen, um die nötige Verbreitung zu erreichen und neue Geschäftsfelder zu erschließen.

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