Achtung: Seit Anfang Juli 2011 bestehen veränderte Anforderungen an elektronische Rechnungen

Onlinehändler sollten beachten, dass seit dem 01.07.2011 die Anforderungen bei der Legung von elektronischen Rechnungen abgeändert worden sind - so bedarf es nicht länger zwingend der qualifizierten Signatur auf der elektronischen Rechnung, damit diese vom Finanzamt als „echte“ Rechnung anerkannt und der Vorsteuerabzug nicht versagt wird. Händler, die jetzt auf den Versand elektronischer Rechnungen umstellen möchten, müssen aber weiterhin umfangreiche gesetzliche Anforderungen beachten.

Wir geben einen kleinen Ausblick auf die neuen Regelungen und empfehlen allen Händlern, den Steuerberater beim nächsten Beratungstermin gezielt um detaillierte Informationen sowie ggf. um Hilfestellung bei der praktischen Umsetzung der neuen Vorgaben zu ersuchen.

1. Was gilt überhaupt als eine elektronische Rechnung?

Rechnungen, welche in einem elektronischen Format (z.B. per Email als Datei, per Download, per „Electronic Data Interchange“- Verfahren (EDI-Verfahren)) versendet und empfangen werden sind elektronische Rechnungen.

Rechnungen, die z.B. mit dem PC elektronisch versendet werden, vom Adressaten jedoch in körperlicher Form (nämlich als Papierfax) empfangen werden, sind daher keine elektronischen Rechnungen, sondern Papierrechnungen.

2. Welche Angaben müssen elektronische Rechnungen beinhalten?

Elektronische Rechnungen müssen gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) - wie Papierrechnungen auch - folgende Angaben beinhalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (= Rechnungsnummer),
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• den aufgeschlüsselten Netto- Betrag,
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
• ggf. einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Zudem muss bei der elektronischen Rechnung darauf geachtet werden, dass diese in einem üblichen Datei-Format gespeichert und maschinell gut les- bzw. auswertbar sind. Die elektronische Rechnung muss keine eingescannte Unterschrift enthalten. Eingescannte Unterschriften oder auch Hinweise wie z.B. „Diese Rechnung wurde elektronisch erstellt und ist ohne Unterschrift wirksam“ sind aber nicht schädlich und dürfen weiterhin verwendet werden.

3. Neu: Verzicht auf qualifizierte Signatur und EDI-Verfahren zulässig

Nach der alten Rechtslage mussten elektronische Rechnungen entweder eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten oder im Wege des EDI-Verfahrens übermittelt werden.

Seit dem 01.07.2011 dürfen die qualifizierte Signatur oder das EDI-Verfahren zum Beweis der Echtheit weiterhin verwendet werden, müssen jedoch nicht. Mittlerweile können elektronische Rechnungen z.B. auch als Email, als PDF-Datei oder Datei eines anderen Formates, als Download, als E-Postbrief oder als Computerfax übermittelt werden.

Die Möglichkeit, auf die qualifizierte Signatur bzw. das EDI-Verfahren zu verzichten, bedeutet für die Händler jedoch nicht den Wegfall der Pflicht, die „Echtheit“ der Rechnung nachzuweisen. Vielmehr können (und müssen) die Händler künftig auf anderem Wege den Nachweis erbringen. Dies soll nunmehr z.B. im Wege sog. „innerbetrieblicher Kontrollverfahren“ bewerkstelligt werden können - in Betracht kommt hier vor allem die Rechnungsprüfung. Einfach „ausdrucken und abheften“ reicht also nach wie vor nicht.

4. Darf eine Rechnung auf Papier verlangt werden?

Mit der Gesetzesänderung wollte der Gesetzgeber die elektronische Rechnung auf Augenhöhe der Papierrechnung heben.

Aber dennoch gilt weiterhin: Teilt ein Kunde dem Händler ausdrücklich mit, dass er keine elektronische Rechnung wünscht, so muss der Händler dem Kunden die Rechnung in Papierform übermitteln. Empfehlenswert ist es daher nach wie vor, den Kunden vorab zu fragen, ob er dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmt.

5. Empfehlung und weiterführende Hinweise

Wir empfehlen abschließend allen Händlern, sich beim Steuerberater des Vertrauens zu den neuen Gestaltungsmöglichkeiten bei der Nutzung von elektronischen Rechnungen, zu den zulässigen „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ sowie zu ggf. bestehenden Aufbewahrungspflichten zu informieren.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.