Wer darf unternehmensintern Personalakten einsehen?

In der Personalakte werden die wichtigsten Unterlagen des Mitarbeiters gesammelt. Der Arbeitsvertrag sowie Unterlagen, die für Steuer und Versicherung entscheidend sind. Aber möglicherweise auch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Zeugnisse und weitere private Unterlagen des Mitarbeiters. 

Da es sich in der Regel auch um vertrauliche personenbezogene Daten handelt, unterliegt die Personalakte hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Außer Frage steht, dass nicht jeder Mitarbeiter einfach Einblick in die Akte seiner Kollegen haben darf. Aber wer im Unternehmen darf Einsicht in die Unterlagen haben? 

Generelles Einsichtsrecht vom Betriebsrat nicht rechtmäßig

Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf (Beschluss vom 23.06.2020 - 3 TaBV 65/19) hat vor zwei Jahren bereits darüber entschieden, dass ein generelles Einsichtsrechts vom Betriebsrat nicht rechtmäßig ist. Der Betrieb hatte in seiner Gesamtbetriebsvereinbarung ein generelles und uneingeschränktes Einsichtsrecht des Betriebsrates in die digitale Akte der Arbeitnehmer gefordert. Das Gericht sah hier einen Eingriff in den Schutzbereich des allgemeinen Persönlichkeitsrechts der betreffenden Arbeitnehmer. Denn der Betriebsrat hätte dadurch ohne individuelle Zustimmung, und auch ohne, dass die betroffenen Personen davon erfahren, einen Einblick in alle persönlichen Unterlagen. Dazu gehören unter Umständen bestehende Unterhaltspflichten, Pfändungen oder auch erhaltene Abmahnungen. 

Ein so weitreichender Einblick in die Personalakte ist nicht notwendig, um den Aufgaben des Betriebsrats nachzukommen. Die Förderung, beispielsweise der tatsächlichen Gleichstellung aller Geschlechter, setzt einen so weitreichenden Einblick nicht voraus. 

Gebot der Datensparsamkeit

Die Entscheidung des Landesarbeitsgerichts zeigt, wie hoch der Datenschutz der Personalakte wiegt und ein Einblick in die Akte somit einem möglichst kleinen Personenkreis zusteht. Wie immer ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. Betriebsintern bedeutet das, dass nur Personen, die Personalentscheidungen zu fällen haben, einen Einblick in die Akte haben sollten. Der Einblick in die Akte muss immer zweckgebunden sein. Das heißt, auch Mitarbeiter der Personalverwaltung und Vorgesetzte, die grundsätzlich einen Einblick in die Akte haben, dürfen nicht grundlos Personalakten einsehen. 

Gerade bei gesundheitsbezogenen Daten des Mitarbeiters, sind die Voraussetzungen besonders streng. Wenn nach einer längeren Krankheit ein betriebliches Wiedereingliederungsmanagement durchgeführt wird, wird dafür häufig eine extra Akte angelegt, die BEM-Akte. Die BEM-Akte muss separat von der Personalakte geführt werden, gesundheitsbezogene Daten dürfen nicht einfach so in die Personalakte übernommen werden. Zugriff dürfen zudem nur bestimmte, vorher festgelegte Personen haben, die dann zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.