Dürfen Teams über den Gesundheitszustand eines Kollegen informiert werden?

„Frau Meier kommt heute nicht, die hat schon wieder Migräne“. Solche und ähnliche Mitteilungen kommen vermutlich in so manch einem Unternehmen mehr oder weniger häufig vor. Schließlich müssen die Vorgesetzten und Mitarbeiter doch wissen, ob sie gegebenenfalls Aufgaben verteilen oder übernehmen müssen. Insbesondere Personalabteilungen wissen aber eines oft nur zu gut: Vorsicht beim Umgang mit personenbezogenen Daten der Mitarbeiter. Zu Recht stellt sich dabei auch die Frage: Dürfen Mitarbeiter eigentlich darüber informiert werden, ob ein Kollege erkrankt ist, oder gar, was genau ihm fehlt? Oder könnte es sich dabei um einen ernstzunehmenden Datenschutzverstoß handeln?

Gesundheitsdaten sind besonders sensibel

Bestimmte, besondere Kategorien von personenbezogenen Daten unterliegen bei der Verarbeitung verschärften Bedingungen. Zu diesen gehören laut der DSGVO auch Gesundheitsdaten, Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Dabei handelt es sich nach der Begriffsbestimmung um personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer (natürlichen) Person beziehen und aus denen Informationen über den Gesundheitszustand hervorgehen, Art. 4 Nr. 15 DGSVO. In diese Kategorie fällt offensichtlich die Krankmeldung bzw. Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit, die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer erhält.  Auch der bloße Hinweis auf die Erkrankung eines Kollegen im Unternehmen stellt dabei praktisch eine Angabe dar, welche einen gesundheitlichen Zustand der betreffenden Person erkennen lässt. 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten besonderer Kategorien ist dabei grundsätzlich verboten und nur auf Basis bestimmter Rechtsgrundlagen erlaubt, Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Hierzu zählt insbesondere

• die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Verpflichtungen, oder
• die Einwilligung der betroffenen Person.

Datenschutzrechtlich problematisch: „Frau Meier ist krank!“

Daten der Mitarbeitenden mit Gesundheitsbezug überlässt der Arbeitgeber wegen ihrer besonderen Sensibilität insofern idealerweise direkt der Personalabteilung. Nun kann die Information darüber aber wohl kaum lediglich in der Personalabteilung bleiben, immerhin müssen die übrigen Mitarbeiter wissen, dass und wie lange sie die Person nicht erreichen und ob ggf. Aufgaben übernommen werden müssen. Ist die Mitteilung an die Belegschaft, dass Frau Meier wegen Migräne nicht zur Arbeit kommt, insofern eine erforderliche Datenverarbeitung und rechtlich daher erlaubt? Nein. Schließlich ist es für die nötige Änderung von Workflows und ähnlichem wohl überhaupt nicht erforderlich, die genaue Krankheit von Frau Meier zu kennen.

Und nicht nur das: Es ist eigentlich nicht einmal nötig, dass die Belegschaft überhaupt darüber informiert wird, dass ein gesundheitliches Problem Grund für Frau Meiers Abwesenheit ist. Auch eine Mitteilung wie „Frau Meier ist krank und kommt erst nächste Woche wieder“ lässt sich daher grundsätzlich kaum als erforderliche Datenverarbeitung rechtfertigen – weder gegenüber der Belegschaft, noch gegenüber Dritten, wie etwa Geschäftspartnern. Ausreichend und zweckgerecht wäre damit bereits die schlichte Aussage, dass Frau Meier für einen bestimmten Zeitraum persönlich abwesend ist – ohne Angaben, die Rückschlüsse auf ihren Gesundheitszustand zulassen. So erachtet es auch der Bundesdatenschutzbeauftragte im Hinblick auf Abwesenheitslisten als zulässig. 

Zwischenfazit: Aus datenschutzrechtlicher Perspektive ist es grundsätzlich sehr problematisch, gegenüber der Belegschaft oder Dritten wie etwa Kunden mitzuteilen, dass ein Arbeitnehmer krank oder gar was das konkrete gesundheitliche Problem ist. Das gilt prinzipiell übrigens auch für Schwangerschaft und Mutterschutz. 

Lösung per Einwilligung und Bußgelder

Manch ein Mitarbeiter mag allerdings gar kein Problem damit haben, wenn seine Kollegen über seine Krankheit informiert werden. Auch in manchen Teams mag der offene Umgang mit diesen Informationen zur Teamkultur passen. 

Vor diesen und anderen Hintergründen kann die Weitergabe von Krankheitsinformationen auch dann zulässig sein, wenn der betroffene Mitarbeiter eine entsprechend ausdrückliche, und möglichst schriftlich erklärte, Einwilligung abgegeben hat – bevor entsprechende Mitteilungen gemacht werden. Im eigenen Interesse sollten Arbeitgeber hier zudem restriktiv denken und eine Einwilligung nicht automatisch annehmen. Auch die Tatsache, dass der Arbeitnehmer etwa gegenüber dem Teamleiter nähere Informationen zur Krankheit mitteilt oder dass der Babybauch einer Kollegin deutlich erkennbar ist, stellt für sich genommen noch keine Einwilligung zur Weitergabe von Informationen über ihre Schwangerschaft dar. 

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Hinblick auf Gesundheitsdaten der Mitarbeiter ist letztlich auch wegen potenzieller Konsequenzen wichtig, schließlich können bei Verstößen erhebliche Bußgelder drohen. Beispielhaft ist hier der Fall einer überregional tätigen Autohandelsgruppe: Diese hatte den Kundenstamm (ca. 3.000 Personen) einer Niederlassung über den krankheitsbedingten Ausfall des Verkaufsleiters informiert. Die zuständige Behörde verhängte ein Bußgeld von 10.100 Euro.