Fachgemäßes Forderungsmanagement bei Zahlungsausfällen

Wenn Kunden nicht zahlen, kann das Online-Händlern erheblich zu schaffen machen und wirtschaftliche Schäden verursachen. Der richtige Umgang mit Forderungsmanagement und Inkasso ist bei Zahlungsausfällen oft von entscheidender Bedeutung.

Viele Shopbetreiber scheuen jedoch den damit verbundenen Aufwand und verzichten lieber auf die offenen Forderungen und damit auf ihr Geld.

Forderungsmanagement kann das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren

Im laufenden Geschäftsbetrieb entstehen Forderungen, wenn Leistungen wie zum Beispiel die Lieferung von Produkten oder das Erbringen einer Dienstleistung nicht gegen Bargeld, sondern auf Ziel, also Kredit erbracht werden. Da Online-Händler selten Zahlungen in bar bekommen, haben viele von ihnen immer wieder Probleme mit Kunden, die nicht zahlen können oder wollen.

Im Umlaufvermögen des Unternehmens bilden offene Forderungen am Bilanzstichtag eine eigene Position. Wird diese zu hoch, können besonders kleine Unternehmer schnell in ihrer Existenz bedroht sein. Um Zahlungsstörungen vorzubeugen, ist effektives Forderungsmanagement notwendig.

Die Aufgaben im Forderungsmanagement umfassen alle Prozesse, die zwischen der Entstehung der Forderung, also der Leistung beziehungsweise der Lieferung auf Ziel, und dem Eingang der Zahlung liegen. Dabei ist das Ziel, die Zahlungsausfälle möglichst gering zu halten und somit die Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten. Wichtig ist dafür die unternehmenspolitische Festlegung, wie im Fall von Zahlungsstörungen vorgegangen werden soll.

Zahlungsstörungen und Zahlungsausfälle

Wenn eine Zahlungsfrist verstrichen ist, ohne dass ein Zahlungseingang verbucht werden konnte, spricht man von einem Zahlungsverzug. Ist auf der gestellten Rechnung oder im Vertrag ein genauer Zahltermin angegeben, tritt der Zahlungsverzug ohne Mahnung ein, wenn der Kunde den Termin verstreichen lässt. Bei Rechnungen ohne Fälligkeitsdatum tritt der Verzug 30 Tage nach Zugang der Rechnung beim Kunden ein. Das gilt auch ohne ausdrückliche Mahnung. Damit aus der Zahlungsstörung kein Zahlungsausfall wird, sollten Online-Händler ein systematisches Mahnverfahren als Grundlage für Inkasso anwenden.

Maßnahmen für Inkasso werden also dann ergriffen, wenn es bereits zu Zahlungsstörungen gekommen ist. In der Praxis kann bei der außergerichtlichen Geltendmachung offener Forderungen die professionelle Hilfe eines Inkassounternehmens oft zum Erfolg führen.

Forderungsmanagement beginnt vor der Zahlungsstörung

Statistisch gesehen verlieren jährlich zwei von drei Shopbetreibern Umsätze von mehr als einem Prozent durch Zahlungsausfälle, dennoch verzichtet mehr als ein Drittel ganz auf Inkasso. Mit fachgemäßem Forderungsmanagement können Online-Händler vermeiden, dass aus Zahlungsstörungen Zahlungsausfälle werden.

Dies beginnt idealerweise bereits während des Bestellvorgangs, bei dem durch überlegtes Risikomanagement die Grundlage für reibungslosen Geschäftsverkehr gelegt werden kann. Neben der Überlegung, ob risikobehaftete Zahlungsmethoden wie der Kauf auf Rechnung angeboten werden, hilft während des Bestellprozesses auch eine Online-Bonitätsprüfung, die sich bei den meisten Shop-Systemen einfach umsetzen lässt, Risiken zu minimieren.

Um spätere Unstimmigkeiten in der Geschäftsbeziehung zu vermeiden, sollten Online-Händler darauf achten ihre Zahlungsbedingungen klar und unmissverständlich zu formulieren und zu kommunizieren, damit die Kunden schon vor dem Vertragsschluss über die Zahlungsmodalitäten und Fristen informiert sind.

Tritt dennoch eine Zahlungsstörung ein, sollten die erforderlichen Schritte zur Behebung schnell in die Wege geleitet werden. „Statistisch gesehen sinkt die Chance, dass offene Forderungen noch beglichen werden mit jedem Tag, der verstreicht. Online-Händer sollten daher in einem solchen Fall unverzüglich handeln“, rät Mike Kühn, Geschäftsführer der Prokur Forderungsmanagement GmbH.

Kundenservice und Interaktion mit den Kunden dürfen dabei keinesfalls außer Acht gelassen werden, denn die Gründe für das Ausbleiben von Zahlungen sind vielfältig, und oft kann auch die Betrachtung des Einzelfalles helfen, die offenen Forderungen zu erhalten, ohne den Kunden zu verprellen.

Fazit

Richtiges Forderungsmanagement ist wichtig, um wirtschaftliche Schäden durch Umsatzverluste zu minimieren. Im besten Fall beginnt das Forderungsmanagement bereits vor der Bestellannahme, um das Risiko zu minimieren. Wenn Zahlungsstörungen eintreten, können Inkassodienstleister bei einer außergerichtlichen Einigung helfen, offene Forderungen erfolgreich geltend zu machen.

Mit einer Themenreihe werden wir Sie in den kommenden Wochen umfassend über das Thema Forderungsmanagement informieren und zahlreiche Tipps für den Umgang mit der Problematik in der Praxis geben.