Vor- und Nachteile professioneller Dienstleister im Forderungsmanagement

Zweifellos ist effektives Forderungsmanagement ein wichtiger Teil des Geschäftsprozesses, dennoch wissen viele Online-Händler nicht, wie es in der Praxis richtig umgesetzt wird, sodass bei der Geltendmachung von offenen Forderungen die professionelle Hilfe durch ein Inkassounternehmen hilfreich sein kann.

Von der Erfahrung professioneller Dienstleister im Forderungsmanagement profitieren

Laut dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. hielten im Sommer 2012 professionelle Dienstleister im Forderungsmanagement für ihre Kunden rund 55 Milliarden Euro an offenen Forderungen. Bei Eintreibungen von Inkassounternehmen handelt es sich um Geld, das ihren Auftraggebern für erbrachte Dienstleistungen oder Waren zusteht und diesen im laufenden Geschäftsprozess fehlt, was schlimmstenfalls zu Auswirkungen auf die Liquidität des betreffenden Unternehmens führt.

Die Rechtsdienstleistungen professioneller Inkassounternehmen erfordern sowohl juristisches und kaufmännisches Fachwissen als auch psychologisches Gespür und Einfühlungsvermögen.  Durch ihr Know-how tragen Dienstleister im Forderungsmanagement dazu bei, dass Forderungen der Gläubiger beglichen werden. Auf der anderen Seite unterstützen sie Kunden darin, Wege zu finden, ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. „Solange es sich um juristisch unbestrittene Forderungen handelt, können Inkassounternehmen dabei helfen, unbezahlte Forderungen außergerichtlich geltend zu machen“, so Mike Kühn, Geschäftsführer der Prokur Forderungsmanagement GmbH. Das spart den Händlern nicht nur Geld, sondern auch Zeit.

In über 80 Prozent der jährlich etwa 18,8 Millionen durch Inkassounternehmen bearbeiteten Fälle können Streitigkeiten wegen Zahlungsausfällen durch Inkassounternehmen außergerichtlich geklärt werden, wie die Branchenstudie „Der Inkassomarkt in Deutschland“ zeigt. Mit der Beauftragung eines professionellen Dienstleisters im Forderungsmanagement profitieren die Händler von der großen Erfahrung und der hohen Erfolgsquote für ihre eigenen Fälle.

Mit Hilfe von Inkassounternehmen eigene Mitarbeiter entlasten

Bei der Verpflichtung eines Inkassounternehmens liegt ein Vorteil für Online-Händler im Wegfall der Bearbeitung des Mahnwesens durch eigene Mitarbeiter. Bei kleinen Unternehmen liegt die Bearbeitung offener Forderungen meistens in den Händen des Geschäftsführers oder der Buchhaltung, die durch Aufgaben im Forderungsmanagement weniger Zeit für ihr Kerngeschäft haben.

Online-Händler sollten sich daher fragen, in welchem Verhältnis die Kosten für internes Forderungsmanagement zu der Beauftragung eines Inkassounternehmens stehen. Dabei sollte betrachtet werden, was Mitarbeiter in der Zeit, die sie für das Mahnwesen aufbringen, für ihre eigentlichen Aufgaben wie etwa der Neukundengewinnung, der Rechnungsstellung oder der Bearbeitung von Kundenanfragen erreichen könnten.

Die Kundenkommunikation leidet

Trotz der Vorteile, die professionelle Dienstleister im Forderungsmanagement bieten, sollten sich Online-Händler gut überlegen, ob sie ihren Kunden den psychologischen Druck durch die Einschaltung eines Inkassounternehmens aufbürden wollen.

Werden externe Unternehmen mit dem Forderungsmanagement beauftragt leidet die direkte Kommunikation zwischen Online-Händler und Kunden. In Einzelfällen können Dialog und direkte Verhandlung mit dem Kunden die Zahlungsstörung ohne weitere Kosten beheben. Darüber hinaus kann bei internem Forderungsmanagement unter Umständen flexibler auf die Situation des Kunden eingegangen werden. Entscheidet sich der Online-Händler für die Beauftragung eines Inkassounternehmens, dann hat er durch individuelle Absprachen mit dem Dienstleister die Möglichkeit, die Flexibilität in Einzelfällen zu wahren.

Die Kosten für die Beauftragung eines Inkassounternehmens

Bei der Entscheidung zwischen internem Forderungsmanagement und der Beauftragung eines Inkassounternehmens sollten Unternehmen auch die möglichen Kosten bedenken, die für einen externen Dienstleister anfallen können. Für Online-Händler, die ein Inkassounternehmen beauftragen, ist das Kostenrisiko im außergerichtlichen Mahnverfahren gering.

Bei der Beauftragung eines professionellen Dienstleisters im Forderungsmanagement fallen für die erste und zweite außergerichtliche Mahnung Kosten an, die in der Regel jedoch der Schuldner zu tragen hat, sodass dem Auftraggeber keine Kosten entstehen. Eine Ausnahme liegt vor, wenn sich herausstellt, dass die Forderung bereits vor der Beauftragung des Inkassounternehmens beglichen war, oder vom Schuldner bestritten wurde. In diesen Fällen verlangt das beauftragte Inkassounternehmen eine Aufwandspauschale vom Auftraggeber.

Erfolgshonorare, die vereinzelte Inkassounternehmen von ihren Auftraggebern verlangen, können nicht beim Schuldner geltend gemacht werden. Die Höhe dieser, vom Händler zu tragenden, Honorare richtet sich dabei in der Regel prozentual nach der Höhe der beizutreibenden Forderung.

Schlägt ein außergerichtliches Mahnverfahren fehl, kann als nächster Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren über das Inkassounternehmen beauftragt werden. Für die dafür anfallenden Kosten und Gebühren muss der Händler jedoch in Vorkasse gehen. Geht der Schuldner gegen den erlassenen Mahnbescheid nicht in Widerspruch, werden diese Kosten im ergehenden Vollstreckungsbescheid mit tituliert und der Schuldner hat alle entstandenen Kosten des Auftraggebers zu tragen. Widerspricht der Schuldner dem Mahnbescheid, bleibt dem Händler der Weg ins streitige Verfahren. Für die daraus entstehenden Kosten muss er erneut in Vorkasse gehen. Entscheidet das Gericht zugunsten des Händlers, trägt der Schuldner in diesem Fall auch die Verfahrenskosten.

Fazit: Die Hilfe von professionellen Dienstleistern im Forderungsmanagement bringt durch deren Erfahrung viele Vorteile, um zügig und mit geringem Aufwand Zahlungsstörungen zu beheben. Die Beauftragung externer Unternehmen kann dabei helfen, innerbetriebliche Kosten zu senken, indem die Mitarbeiter sich ungestört ihren Kernaufgaben widmen können. Online-Händler sollten allerdings bedenken, dass durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens der Kundenkontakt leidet und gegebenenfalls Kosten anfallen können.

Im nächsten Teil der Themenreihe geben wir Tipps, wie sich optimales Forderungsmanagement für Unternehmen umsetzen lässt.