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Aktualisierung: 26.09.2024
2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung stufenweise eingeführt. Doch nicht alle Unternehmen sind überhaupt betroffen und zudem gibt es weitreichende Übergangsfristen bis ins Jahr 2028. Was genau ab Januar zu beachten ist, schauen wir uns im Folgenden im Detail an.
Ab Januar hat die Papierrechnung keinen Vorrang mehr
Generell betrifft das Thema E-Rechnung ausschließlich inländische, umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze. Für den Handel an Verbraucher:innen bleibt also alles beim alten. Jedoch tätigen die meisten Online-Händler:innen auch B2B-Geschäfte, wenn sie beispielsweise Waren beziehen oder beim Einkauf fürs Büro.
Ab dem 1. Januar 2025 entfällt gemäß den Vorgaben des Wachstumschancengesetzes zunächst nur der bisher gesetzlich geltende Vorrang der Papierrechnung. Das heißt: ab diesem Tag darf man E-Rechnungen versenden. Im Umkehrschluss bedeutet es aber auch, dass Unternehmen darauf vorbereitet sein sollten, E-Rechnungen zu empfangen. Es kann schließlich immer sein, dass ein Lieferant bereits die Umstellung angeht.
PDFs und Co. dürfen in Übergangsfrist weiter genutzt werden
Die altbekannten Rechnungsformate, wie beispielsweise eine PDF-Datei, dürfen dabei mit einer gestaffelten Übergangsfrist bis 31.12.2027 durchaus weiter genutzt werden – sofern der oder die Rechnungsempfänger:in zustimmt. Wichtig ist hierbei, dass auch konkludentes Verhalten als Zustimmung gewertet werden kann. Das heißt: lehnt ein Lieferant nicht explizit ab, ist er mit der Zusendung einer Rechnung im „Altformat“ weiterhin einverstanden.
Diese Ausnahme kann für Unternehmen eine erhebliche Entlastung darstellen. Schließlich muss somit keine zusätzlichen Dokumentation über etwaige Zustimmungen oder Absagen geführt werden.
Dennoch sollten Unternehmen die Übergangsfrist nicht bis zum Schluss ausreizen und kurz vor Januar 2028 auf einmal alles überstürzen. Die kommenden drei Jahre sollten viel mehr aktiv genutzt werden, um Mitarbeitende zu schulen und die technischen Umstellungen durchzuführen.
Du möchtest mehr über die E-Rechnung erfahren?
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Artikelbild: http://www.depositphotos.com
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zum Versand reicht tatsächlich ein normales E-Mail-Programm bzw. der Browser.
Solltest du jetzt die Erstellung oder ein allumfassendes Buchhaltungsprogramm gemeint haben, so haben die meisten großen Buchhaltungs-Software-Anbieter hierfür bereits eine Lösung parat oder zumindest in Arbeit.
Am besten informierst du dich bei dem Software-Anbieter, den du aktuell nutzt, wie die das handhaben.
Gruß, die Redaktion
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die erste Frage reichen wir gerne noch einmal weiter, da wir hier tatsächlich auch keine Antwort parat haben.
Zu deiner Annahme zum Empfang von E-Rechnungen: Das stimmt so nicht. Das von dir erwähnte Format bestehend aus einer PDF und dem integrierten XML-Datensatz nennt sich ZUGFeRD. Das ist jedoch nur eines von mindestens zwei gängigen Formaten.
Viele Unternehmen nutzen auch nur die XRechnung. Diese enthält nur den XML-Datensatz und ist von Menschen nicht einfach lesbar. In beiden Fällen müssen aber Wege geschaffen werden um die XML-Daten auszulesen und weiterzuverarbeiten.
Gruß, die Redaktion