Das Wichtigste in Kürze:

1. Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD, das speziell für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde. Es ist keine einfache PDF-Datei.

2. Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

3. Welche Software hilft bei der Umstellung?
Tools wie GREYHOUND und „E-Rechnung 2 FIBU“ von JERA ermöglichen eine effiziente Verarbeitung, Validierung und Archivierung von E-Rechnungen.

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Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht ist Teil eines umfassenden Digitalisierungsschubs im Rechnungswesen. Basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die seit 2020 für öffentliche Auftraggeber gilt, weitet Deutschland diese Verpflichtung nun auf alle Unternehmen im B2B-Bereich aus. Ziel ist es, Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit zu fördern sowie Steuerbetrug einzudämmen.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF, sondern ein maschinenlesbares, strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, bei der Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungssysteme importiert und weiterverarbeitet werden können. Papierrechnungen oder unstrukturierte PDFs genügen den neuen Anforderungen nicht mehr.

Wichtige Fristen:

  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
  • Ab 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, ausschließlich E-Rechnungen auszustellen.
  • Ab 2028 betrifft die Pflicht alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Was bedeutet die Umstellung für Onlinehändler?

Für Onlinehändler, die häufig mit vielen verschiedenen Geschäftspartnern interagieren, bedeutet die Einführung der E-Rechnung eine signifikante Veränderung. Rechnungen, die bislang oft in Papierform oder als PDF per E-Mail übermittelt wurden, müssen künftig in einem der vorgeschriebenen Formate ausgestellt werden. Das betrifft nicht nur den Versand, sondern auch den Empfang und die Archivierung dieser Dokumente.

Herausforderungen für Onlinehändler:

  • Software-Integration: Buchhaltungssysteme müssen in der Lage sein, Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu verarbeiten.
  • Schulung: Mitarbeiter müssen im Umgang mit neuen Tools geschult werden.
  • Kommunikation: Geschäftspartner müssen frühzeitig über die neuen Anforderungen informiert werden.

Die Vorteile sind klar: Automatisierte Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehler und ermöglichen eine effiziente Buchhaltung. Gleichzeitig können Händler durch die Digitalisierung ihre Abläufe modernisieren und Wettbewerbsvorteile erzielen.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die E-Rechnungspflicht mag zunächst wie ein zusätzlicher Aufwand erscheinen, doch sie bietet enorme Vorteile:

  1. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehler bei der Datenübertragung.
  2. Nachhaltigkeit: Durch den Wegfall von Papierrechnungen wird der Papierverbrauch erheblich gesenkt, was der Umwelt zugutekommt.
  3. Steuertransparenz: Finanzbehörden können E-Rechnungen leichter prüfen, was Steuerbetrug erschwert. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer besseren Übersicht ihrer Geschäftsvorgänge.
  4. Zeitersparnis: Automatisierte Prüfung und Archivierung von Rechnungen beschleunigt die Buchhaltungsprozesse erheblich.

Mit der JTL-Group optimal auf die E-Rechnung vorbereitet

Die JTL-Group bietet mit ihren Tochterunternehmen JERA und GREYHOUND maßgeschneiderte Lösungen für die E-Rechnungspflicht – unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Rechnungsvolumen. Ob ihr kleinere Rechnungsvolumen schnell und effizient verarbeiten möchtet, oder als größeres Unternehmen Funktionen für mehr Automatisierung braucht – wir haben die passende Lösung.

JERA: Die Lösung für kleine und mittlere Rechnungsvolumen

Die Software „E-Rechnung 2 FIBU“ von JERA ist ideal für Händler mit überschaubaren Eingangsrechnungen. Sie ermöglicht:

  • Empfang und Validierung: Verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD-Formate fehlerfrei und effizient.
  • Revisionssichere Archivierung: Alle Rechnungen werden gesetzeskonform gespeichert.
  • Nahtlose Integration: Die Software lässt sich nahtlos an ERP-Systeme anschließen und verbindet sich problemlos mit Buchhaltungssystemen wie DATEV.
  • Benutzerfreundlichkeit: Dank einfacher Bedienung und flexibler Einsatzmöglichkeiten eignet sich JERA ideal für kleine Teams.

GREYHOUND: Spezialist für große Rechnungsvolumen

Wer täglich eine Vielzahl von Eingangsrechnungen verarbeitet, trifft mit GREYHOUND die richtige Wahl. Diese Dokumentenmanagement-Software (DMS) bietet leistungsstarke Workflows, um hohe Rechnungsvolumen effizient zu bearbeiten:

  • Automatisierte Prozesse: GREYHOUND verarbeitet hunderte bis tausende Belege täglich, inklusive Freigabeprozessen.
  • Direkte Integration: E-Mails mit X- oder E-Rechnungen können direkt in das System importiert und weiterverarbeitet werden.
  • Effizienz bei Großunternehmen: Dank automatischer Prüfungen und flexibler Abläufe sparen Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen.
  • Zusammenarbeit mit JERA: GREYHOUND kann über die FiBu-Schnittstelle von JERA mit DATEV verbunden werden.

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Mit diesen Lösungen stellt die JTL-Group sicher, dass sowohl kleine als auch große Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse optimal an die E-Rechnungspflicht anpassen können – effizient, sicher und zukunftsorientiert. 

Wie können Onlinehändler die Umstellung meistern?

  1. Analyse der bestehenden Prozesse:
    Bewertet, wie Rechnungen derzeit erstellt, empfangen und verarbeitet werden. Nutzt ihr bereits digitale Tools, oder erfolgt noch vieles manuell?
  2. Software-Lösungen implementieren:
    Investiert in eine Software, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt. Tools wie „E-Rechnung 2 FIBU“ von JERA oder GREYHOUND bieten eine nahtlose Integration und Automatisierung.
  3. Team schulen:
    Kolleginnen und Kollegen sollten wissen, wie die neuen Prozesse funktionieren und wie sie die Software effektiv nutzen können.
  4. Geschäftspartner informieren:
    Kommuniziert frühzeitig mit euren Lieferanten und Partnern, um sicherzustellen, dass auch sie E-Rechnungen erstellen und empfangen können.

Fazit: Nutzt die Pflicht als Chance!

Die E-Rechnungspflicht 2025 stellt Onlinehändler vor neue Herausforderungen, bietet aber auch enorme Chancen. Mit der richtigen Vorbereitung könnt ihr nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch eure Buchhaltungsprozesse optimieren. Investiert jetzt in eine moderne Software wie „E-Rechnung 2 FIBU“ oder GREYHOUND und startet so schnell wie möglich mit der Umstellung. So sichert ihr euch einen Wettbewerbsvorteil und profitiert langfristig von deutlich effizienteren Abläufen.

Sarah Collas, Marketingexpertin bei JTL

Die Autorin:
Sarah Collas, Marketingexpertin bei JTL