Geschäft ohne Geschäftskonto? Das empfiehlt der Steuerberater

Braucht man als Unternehmer:in wirklich ein Geschäftskonto – oder reicht das private Konto aus? Gerade in der Anfangsphase eines Unternehmens stellt sich diese Frage häufig. Doch was sagt das Finanzamt dazu? Und welche Risiken bestehen tatsächlich bei gemischter Nutzung? 

Um hier Klarheit zu schaffen, haben wir mit Daniel Denker gesprochen – als Steuerberater mit Erfahrungen in der Finanzverwaltung liefert er wichtige Antworten auf brennende Fragen.

Privat und geschäftlich auf einem Konto? Warum das Finanzamt hellhörig wird

OnlinehändlerNews: Gibt es eine gesetzliche Pflicht für Unternehmer:innen, ein separates Geschäftskonto zu führen?

Daniel Denker: Eine gesetzliche Pflicht zur Führung eines separaten Geschäftskontos besteht grundsätzlich nicht. Entscheidend ist, dass ein Konto als betriebliches Konto gilt, wenn es überwiegend für betriebliche Zwecke genutzt wird und die darauf verbuchten Vorgänge betrieblich veranlasst sind. Die Art der Gewinnermittlung und die Währung des Kontos sind dabei unerheblich.

Wie beurteilt das Finanzamt gemischte Kontobewegungen (privat/geschäftlich)?

Das Finanzamt sieht gemischte Kontobewegungen eher kritisch. Werden private und betriebliche Vorgänge über ein Konto abgewickelt, müssen diese eindeutig und nachvollziehbar getrennt werden. Die Bezeichnung des Kontos ist dabei unerheblich, entscheidend ist die tatsächliche Nutzung.

Gibt es Risiken, wenn Einnahmen und Ausgaben über ein privates Konto laufen?

Ja, es bestehen Risiken: Werden betriebliche Vorgänge über ein Privatkonto abgewickelt, kann das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung die Vorlage der privaten Kontounterlagen verlangen, sofern hierfür ein konkreter Anlass besteht. 

Wird die Vorlage verweigert, kann dies zu Schätzungen, Kürzungen von Betriebsausgaben oder Zwangsgeldern führen. Zu beachten ist zudem, dass bei gemischt veranlassten Aufwendungen, bei denen keine objektive Trennung in einen betrieblichen und privaten Anteil möglich ist, das Finanzamt die Kosten steuerlich nicht anerkennen wird.

Ein Geschäftskonto ist keine Pflicht – aber fast immer die bessere Wahl

Hat es steuerliche Vorteile, ein dediziertes Geschäftskonto zu führen?

Ein dediziertes Geschäftskonto erleichtert die Trennung und Nachvollziehbarkeit der betrieblichen Vorgänge erheblich, was insbesondere bei Betriebsprüfungen von Vorteil ist und das Risiko von Schätzungen oder Nachfragen reduziert.

Wird ein Geschäftskonto bei einer Betriebsprüfung vorausgesetzt oder empfohlen?

Da ich vor meiner Steuerberatertätigkeit Betriebsprüfer war, kann ich gut einschätzen, wie Betriebsprüfer in derartigen Fällen vorgehen. Ein Geschäftskonto wird zwar nicht zwingend vorausgesetzt, aber sehr dringend empfohlen. Daher würde ich sogar so weit gehen und sagen: Wenn du nicht bereit bist für dein Geschäft bzw. Unternehmen ein extra Konto einzurichten, dann lass die (nebenberufliche) Selbständigkeit gleich sein. 

Werden betriebliche Vorgänge über ein privates Konto abgewickelt, wird das Konto aus Finanzamtssicht zu einem betrieblichen Konto. Zu beachten ist zudem, dass bei betrieblichen Konten die Kontounterlagen uneingeschränkt vorlagepflichtig sind. Bei gemischten oder privaten Konten kann der Prüfer bei Unklarheiten ebenfalls die Vorlage verlangen. 

Ist eine strikte Trennung zwischen einem Geschäftskonto und einem privaten Konto vorgenommen worden, kann das Finanzamt jedoch nicht ohne Weiteres einfach das Privatkonto anfordern. Hierfür müssen sehr wichtige Gründe vorliegen, die ein Steuerberater prüfen sollte, bevor das Privatkonto vom Unternehmer offengelegt wird.

Welche Rolle spielt ein Geschäftskonto bei der Umsatzsteuervoranmeldung?

Für die Umsatzsteuervoranmeldung ist es unerheblich, ob die Einnahmen über ein Geschäfts- oder Privatkonto laufen. Entscheidend ist die vollständige und getrennte Aufzeichnung der Umsätze nach Steuersätzen und Zahlungszeitpunkten. Ein Geschäftskonto erleichtert jedoch die Zuordnung und Dokumentation. 
Die vollständige Erfassung der Umsätze ist elementar. Und auch die richtige Zuordnung von Eingangsleistungen (unternehmerisch oder nicht unternehmerisch) ist absolut wichtig, da ansonsten ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen sein kann.

Betriebsausgaben und Belege: Nachweisbarkeit ist das A und O

Hat ein Geschäftskonto Einfluss auf die steuerliche Anerkennung von Betriebsausgaben?

Die steuerliche Anerkennung von Betriebsausgaben hängt nicht vom Vorhandensein eines Geschäftskontos ab, sondern von der Nachweisbarkeit und betrieblichen Veranlassung der Ausgaben. Ein Geschäftskonto erleichtert jedoch die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit.

Wie kann ich Transaktionen sauber dokumentieren, wenn ich kein Geschäftskonto habe?

Mein erster Rat ist: Lege Dir ein Geschäftskonto zu, im Zweifel ein Unterkonto bei deiner bisherigen Bank, damit eine Trennung erfolgen kann. Aber auch ohne Geschäftskonto müssen alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben durch Belege nachgewiesen und nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Trennung von privaten und betrieblichen Vorgängen muss klar erkennbar sein.

Was empfiehlt das Finanzamt für Einzelunternehmer ohne HR-Eintrag (z. B. Kleingewerbe)?

Meine ausdrückliche Empfehlung ist ein Geschäftskonto zu haben, damit die klare Trennung und Dokumentation der betrieblichen Vorgänge erfüllt werden können. Das gilt auch für Kleingewerbetreibende und auch Freiberufler, die kein Gewerbe haben. Die Nutzung eines separaten Kontos empfehle ich aus Gründen der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit.

Was sind besondere Anforderungen für den E-Commerce?

Welche Anforderungen gelten bei Einnahmen aus Marktplätzen wie Amazon oder eBay?

Alle Einnahmen aus Marktplätzen müssen einzeln und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Bei einer Vielzahl von Transaktionen empfiehlt sich der Einsatz automatisierter Buchhaltungslösungen und die digitale Anbindung der Zahlungsdienstleister, um eine GoBD-konforme Buchführung sicherzustellen. 

Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss zu jeder Zeit gewährleistet sein, das bedeutet insbesondere, dass die Geschäftsvorfälle sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen. Die größte Herausforderung liegt in der Umsatzsteuer, wenn beispielsweise international verkauft wird und bzw. oder Fulfillment-Strukturen genutzt werden.

Wie sollte man Zahlungen aus verschiedenen Quellen (Shop, PayPal, Stripe etc.) buchen?

Zahlungen aus verschiedenen Quellen sollten jeweils wie ein eigenes Bankkonto behandelt und alle Transaktionen (Einnahmen, Gebühren, Rückerstattungen) getrennt erfasst werden. Die Nutzung von Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware wird empfohlen, um Fehler zu vermeiden und die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Zudem ist eine Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD zu erstellen, damit sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich dabei in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Vielen Dank für das Gespräch!

Daniel Denker, Steuerberater und Ex-Betriebsprüfer, ist auf die steuerliche Gestaltungs- und Abwehrberatung spezialisiert. Als Ex-Finanzbeamter und Ex-Betriebsprüfer verfügt er zudem über umfassende Erfahrungen aus Sicht der Finanzverwaltung. Er ist Partner der Steuerkanzlei Denker, Erbs & Rolles PartG mbB.
 

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