So klappt’s mit dem Finanzamt: Sechs Tipps für E-Commerce-Händler

Steuern und Finanzamt, zwei Stichworte, die für E-Commerce-Händler oft mit Unsicherheit und bürokratischem Aufwand verbunden sind. Wie man professionell mit dem Finanzamt und seinen Anfragen umgeht, erklärt Fin Glowick, CRO bei WISO MeinBüro.

Klare Kommunikation – Proaktiv statt reaktiv handeln

Eigentlich eine Binsenweisheit: Wer erreichbar ist und zuverlässig antwortet, macht einen guten ersten Eindruck. Auch wenn man beim Kontakt mit dem Finanzamt Unwohlsein verspürt – bange machen gilt nicht. Denn auch im Finanzamt sitzen nur Menschen. Wer proaktiv und professionell agiert, kann sich viele Probleme ersparen. Dazu gehört:

• Pünktliche Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Steuererklärungen
• Direkte Rückfragen zu unklaren Sachverhalten mit dem Finanzamt
• Transparente Kommunikation bei finanziellen Engpässen

Gerade bei Liquiditätsproblemen lohnt sich eine frühe Anfrage zur Stundung oder Ratenzahlung, um Mahngebühren und Verzugszinsen zu vermeiden. Tipps und rechtliche Hinweise gibt ein Steuerberater.

Ordnung und Struktur als Grundlage für eine erfolgreiche Steuererklärung

Eine gute Organisation ist essenziell, um steuerliche Pflichten effizient zu erfüllen und sich auf mögliche Prüfungen vorzubereiten. Ein gut organisiertes Rechnungswesen erleichtert die Steuererklärung erheblich. Alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen sollten an einem zentralen Ort gesammelt werden. Eine fortlaufende Rechnungsnummerierung sorgt für eine bessere Übersicht – und sie ist Pflicht!

Außerdem hilft ein separates Geschäftskonto, private und geschäftliche Ausgaben sauber voneinander zu trennen. Wenn bilanziert werden muss, ist ein Geschäftskonto sogar Pflicht.

Auch die korrekte Ausstellung von Rechnungen spielt eine große Rolle. Zu den Pflichtangaben gehören:

• Name und Adresse des Empfängers
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Eine genaue Beschreibung der Dienstleistung oder Ware
• Der Rechnungsbetrag

Wer zur Umsatzsteuer verpflichtet ist, muss darauf achten, diese korrekt auszuweisen. Eingangsrechnungen sollten ebenfalls überprüft werden, da fehlerhafte Angaben dazu führen können, dass keine Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Digitale Rechnungssoftware nutzen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung für Unternehmer verpflichtend. Eine professionelle Rechnungssoftware hilft dabei, E-Rechnungen im standardisierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu erstellen. Diese Systeme ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und erleichtern das Büromanagement.

Buchhaltung als Routine etablieren

Um Zeit und Stress zu sparen, sollten E-Commerce-Händler einen festen Tag pro Woche für ihre Buchhaltung einplanen. Dabei können Rechnungen sortiert und Steuerunterlagen vorbereitet werden. Belege für größere Anschaffungen sollten direkt archiviert oder digital gespeichert werden, um bei Bedarf schnell zur Verfügung zu stehen. Da das Finanzamt Prüfungen bis zu zehn Jahre rückwirkend durchführen kann, ist eine langfristige Aufbewahrung essenziell.

Selbstbewusstsein gegenüber dem Finanzamt

Viele Selbstständige und E-Commerce-Händler haben Respekt vor dem Finanzamt – das ist auch sinnvoll. Doch das heißt nicht, dass man sich einschüchtern lassen sollte. Finanzbeamte sind Dienstleister und arbeiten nach klaren gesetzlichen Vorgaben. Wer seine Rechte kennt, kann sich souverän behaupten. Wichtig ist es, Fristen genau einzuhalten, um unnötige Strafen zu vermeiden. Steuerbescheide sollten immer geprüft werden, um gegebenenfalls Einspruch einzulegen.

Sollten Fristen nicht eingehalten werden können, ist es ratsam, das Finanzamt frühzeitig zu informieren. In vielen Fällen kann eine Fristverlängerung gewährt werden, wenn die Kommunikation offen und ehrlich geführt wird. Ein persönlicher Termin kann zudem helfen, offene Fragen zu klären und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit aufzubauen.

Steuerberater als Unterstützung nutzen

Gerade in der Anfangsphase der Selbstständigkeit oder bei komplexen steuerlichen Fragen kann die Unterstützung durch einen Steuerberater sinnvoll sein. Dieser hilft nicht nur bei der Einhaltung von Fristen, sondern übernimmt auch Aufgaben, die sonst viel Zeit und Nerven kosten würden. Zudem verlängert sich durch die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oft die Abgabefrist für Steuererklärungen.

Allerdings bleibt es in der Verantwortung des Händlers, Ordnung in seinen Unterlagen zu halten. Eine gut geführte Dokumentation erleichtert nicht nur die Steuererklärung, sondern reduziert auch den Arbeitsaufwand für den Steuerberater – und damit die Kosten. Mit dieser proaktiven und strukturierten Strategie wird die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt professionell und stressfrei.
 

Über den Autor:

Fin Glowick absolvierte seine Bachelorstudiengänge in Business Management und International Business sowie seinen Master of Business Administration in Missouri, USA. Nach seinem Studium hat er bei der Buhl-Gruppe als Chief Revenue Officer (CRO) die Verantwortung für WISO MeinBüro übernommen.

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