Wie versende ich eine E-Rechnung korrekt? Bundesregierung gibt Antworten

Die kommenden Verpflichtungen zum Einsatz der E-Rechnung stellen viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Neben der Wahl des geeigneten Dateiformats und der dafür notwendigen Software stellt sich darüber hinaus noch die Frage, wie man eine E-Rechnung denn korrekt übermittelt. Wie die Bundesregierung jetzt auf eine Anfrage der CDU/CSU-Bundestagsfraktion antwortete, ist hierfür ein E-Mail-Postfach ausreichend. Je nach Absprache unter den Vertragsparteien können jedoch auch andere Übertragungswege gewählt werden, wie es in der Antwort des Bundestages weiter heißt.

Diese Anforderungen werden an die Übertragung gestellt

Die Anfrage der CDU/CSU wurde dem Bundestag Ende August zugetragen und in einer Parlamentssitzung am Mittwoch, dem 11. September nunmehr geklärt. Als einziger fixer Grundsatz hinsichtlich der Übertragung von E-Rechnungen steht dabei fest, dass diese auf elektronischem Weg erfolgen muss. Ein Ausdruck und eine Zusendung per Post, aber auch eine Übergabe auf einem physischen Speichermedium, wie einem USB-Stick, sind nicht zulässig.

Auf der von der Bundesregierung eingerichteten Informationsseite E-Rechnung-Bund.de werden für den speziellen Fall des Versandes von E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen die folgenden Methoden als zulässig definiert:

• Die Weberfassung, d. h. direkte Eingabe der Rechnungsdaten innerhalb auf designierten Plattform (z. B. der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes, ZRE)
• Der Upload von, mittels anderen Tools erstellten, E-Rechnungen auf designierte Plattformen (z. B. der ZRE)
• Nutzung von Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine)
• Versand per E-Mail

Auch abseits öffentlicher Ausschreibungen können hieraus jedoch Schlüsse über die möglichen Übertragungswege gezogen werden. So formulierte das Bundesministerium für Finanzen in seinem Entwurfsschreiben zur E-Rechnung ebenso deren Übertragung per E-Mail, elektronischer Schnittstelle oder designiertem Portal als Optionen.

Externe Dienstleister zulässig – aber nicht verpflichtend

Sollten externe Dienstleister für die Erstellung sowie Übermittlung von E-Rechnungen hinzugezogen werden, so müssen Unternehmen lediglich sicherstellen, dass diese die Anforderungen des § 14 UStG einhalten.

Dass die Nutzung solcher zusätzlicher Dienstleister oder Software nicht zwingend notwendig ist, wurde mit der Antwort des Bundestages jetzt final bestätigt. Demnach kann ein einfaches E-Mail-Postfach offiziell den Anforderungen genügen und als Übertragungskanal genutzt werden. Nach Empfehlung der IHK Darmstadt sollten Unternehmen hierfür ein gesondertes Postfach einrichten. In diesem werden dann künftig sämtliche Rechnungseingänge und -ausgänge bearbeitet und auch verwahrt.

Mehr Antworten rund um die E-Rechnung haben wir in einem Übersichtsartikel zusammengefasst.

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