Spätestens wenn aus dem Alleinkämpfer eine Bürogemeinschaft wird und wenn Geschäftspartner eng in Unternehmensprozesse gebunden werden sollen, müssen intelligente Lösungen für die Kommunikation, den Datenaustausch und die Datenverwaltung her. Bedeutete das früher häufig den Kauf von teuren Geräten mitsamt aufwändigen Installationen, kann man heute Daten und Technologien kostengünstig ins Internet auslagern.

Alles überall verfübar – auch auf dem Smartphone

Konkrete Beispiele sind schon im Bereich von Privatanwendern Alltag. So können Daten über Dienste wie Dropbox oder Sugarsync auf einem Onlinespeicherplatz beliebiger Größe gelagert werden und sind dann von vielen Geräten aus abrufbar, etwa vom Laptop, Desktop-Rechner im Büro und vom Smartphone. Dateien und Ordner können dabei gezielt mit anderen Personen geteilt werden. Für die Aktualität und den korrekten Abgleich der Daten sorgen die Diensteanbieter.

Für Onlineprojekte sind eigene Server nötig, um den Onlineshop oder die eigene Dienstleistung professionell im Internet anbieten zu können. Doch wie groß und teuer muss der Server sein? Was, wenn die Kunden die Internetseite stürmen – z.B. bei einer Rabattaktion – und so den Betrieb gefährden könnten? Flexibel buchbare Cloud-Server ohne starre Vertragsmodelle, wie sie z.B. Amazon mit S3 und Webhoster wie domainfactory anbieten, sind eine mögliche Lösung.

Kein Gerätechaos, kein Papier – das ganze Büro geht online

Um PIM-Daten, also Adressen bzw. Kontakte, E-Mail-Zugänge und den Bürokalender, zentral für alle Mitarbeiter zu verwalten, sind viel Aufwand, ein Büroserver und diverse technische Vorkehrungen nötig. Das Dienst-Smartphone oder das Büro in der anderen Stadt sind dann trotzdem noch außen vor. Doch es gibt Onlinedienste, die mit Hosted Exchange alle Computer (via Outlook) und gängige Smartphones (iPhone, Android, Nokia, Windows Phone) mit den genannten Daten versorgen – online und immer aktuell.

Wer sich die Lizenzen für das Office-Paket sparen will, kann auch Textverarbeitung, Präsentationen, Tabellenkalkulation und Co. online über den Browser nutzen. Das kostenlose Google Docs hat es vorgemacht, Microsoft hat mit Office 365 nachgezogen. Auch andere Software wie z.B. Photoshop in einer abgespeckten Variante lässt sich online nutzen.

Sogar die aufwändige Telefonanlage inklusive Verkabelung ist ersetzbar: Voice-Over-IP-Anbieter wie Sipgate oder Sipbase bieten Telefondienstleistungen an. Im kleinen Büro reicht dann ein einziges Gerät, das mit einer DECT-Basisstation mehrere schnurlose Telefone mit einer eigenen Internetrufnummer versehen kann.

Sicherheit nicht außen vor lassen

Bei allen Vorteilen von Cloud-Diensten sollten Unternehmer aber auch auf die Sicherheit achten: Sensible Dokumente sollten nur verschlüsselt in den Cloud-Speicher eingespeist werden, denn auch bei renommierten Dienstleistern sind schon Sicherheitsprobleme aufgetreten. Bei der Vielzahl von Cloud-Anbietern ist es also wichtig, auf die Vertrauenswürdigkeit zu achten. Und nicht zuletzt sollte von allen ausgelagerten Daten noch ein Backup angelegt werden – für den Fall der Fälle.