Buchhaltung dank Softwarelösung digitalisieren

Obwohl viele Bereiche im Online-Handel bereits digitalisiert sind, befindet sich auf vielen Schreibtischen noch ein Papier- und Belegchaos. Pendelordner stapeln sich in den Regalen und Papierdokumente werden mühsam sortiert und abgeheftet. Wem das bekannt vorkommt, der sollte sich Gedanken über die Digitalisierung der Buchhaltung machen – und schnellstens damit beginnen.

Digitale Buchhaltung gestaltet den Büroalltag effizienter

Durch das veränderte Konsumverhalten und die wachsende Nachfrage nach digitalen Angeboten sind Online-Händler mit steigenden Buchungen, aber auch mit einer erhöhten Auftragsabwicklung konfrontiert. Einerseits ergeben sich neue Umsatzpotenziale, andererseits die Herausforderungen einer erhöhten Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung. Online-Shop-Händler bearbeiten zahlreiche Buchungen im Monat, die teilweise noch händisch gebucht werden. Dies sorgt für einen deutlich höheren Aufwand in der Buchhaltung. Um hier dauerhaft effizient, zeitsparend und kostendeckend zu arbeiten, ist es mehr denn je erforderlich, die Digitalisierung der Buchhaltung im eigenen Unternehmen durchzuführen.

Durch die Entwicklung hin zum papierlosen Büro werden Mitarbeiter entlastet und Ressourcen geschont. Gleichzeitig fällt es leichter den Überblick über sämtliche Buchungen, Fristen und Belege zu behalten. Die Digitalisierung alltäglicher Arbeitsabläufe spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht zudem die Automatisierung von Arbeitsprozessen, wie beispielsweise die Rechnungsprüfung oder der Abgleich von Buchungskonten.

Tipps zur Digitalisierung der Buchhaltung

Eine korrekte und gründliche Buchhaltung ist die Basis eines jeden Unternehmens. Laut GoBD sind alle Unternehmer dazu verpflichtet eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu führen. Dazu gehört das korrekte Führen und Aufbewahren aller buchhalterisch relevanten Dokumente in elektronischer Form. Somit ist die Digitalisierung der Buchhaltung ein Muss für jeden Unternehmer. Die Buchhaltungssoftware sevDesk ermöglicht die Digitalisierung aller relevanten Dokumente und archiviert diese entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Prozesse automatisieren

Alle Dokumente und Belege manuell zu bearbeiten ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Fehlen Belege, sind Buchungen falsch oder nicht nachvollziehbar und werden Fristen nicht eingehalten, drohen Probleme oder Nachzahlungen beim Finanzamt. Dabei können kostspielige Rückzahlungen die Existenz bedrohen. Durch die Digitalisierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen können Workflows automatisiert und manuelle Arbeitsschritte ersetzt werden.

Belege können digital erfasst werden, Angebote und Rechnungen digital erstellt und versendet werden und sämtliche Dokumente können in der digitalen Buchhaltung GoBD-konform archiviert werden.Durch digitale Workflows werden somit Fehler reduziert, Dubletten vermieden und überflüssige Aufgaben gehören der Vergangenheit an.

Buchhaltung papierlos gestalten

Dabei sind die Zeiten, in denen Belege und Rechnungen in Schuhkartons gesammelt und per Hand auf dem Papier verbucht wurden, längst vorbei. Die digitale Buchhaltung ermöglicht es innerhalb eines Systems übersichtlich, zeitsparend und zuverlässig Belege zu digitalisieren, Rechnungen zu schreiben und das Forderungsmanagement im Blick zu behalten. Auch die Archivierung sämtlicher Belege und Berechnungen eines Geschäftsjahres ist innerhalb eines digitalen Systems jederzeit möglich. Dadurch entfällt die aufwendige Suche nach verlorengegangenen Papierbelegen und offene Forderungen fallen schneller auf.

Buchhaltungssoftware zur Unterstützung des Büroalltags

Mit der Buchhaltungssoftware sevDesk können mithilfe zahlreicher Funktionen die Aufgaben erledigt werden, die bei der Buchhaltung anfallen. So können Unternehmen mit Hilfe von sevDesk sowohl Angebote als auch Rechnungen online schreiben, eingehende Belege scannen und wichtige betriebswirtschaftliche Auswertungen vornehmen. Auch die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie Umsatzsteuervoranmeldung ist mit der Software jederzeit möglich.

Die integrierten Funktionen stellen sicher, dass Händler ihren Archivierungspflichten nachkommen. Die GoBD-zertifizierte Software bietet alle wichtigen Schnittstellen. So ist beispielsweise eine Verknüpfung mit ELSTER oder dem Online-Banking möglich. Auch ein Steuerberater-Zugang steht zur Verfügung, sodass eine rasche Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Steuerexperten möglich ist. Durch automatische Updates wird die Software permanent auf dem Laufenden gehalten.

Die Funktionsvielfalt von sevDesk sorgt dafür, dass die Buchhaltung immer aktuell ist und Unternehmen stets einen Überblick über ihre Finanzen haben. Außerdem bietet die Software höchsten Datenschutz, wird regelmäßig aktualisiert und den neuesten Gesetzesanforderungen angepasst.

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Integration zum Online-Shop

Ein weiterer Vorteil, den sevDesk mitbringt, ist die mögliche Integration in einen Online-Shop. So kann die Software mit Shopify verbunden werden, wodurch sämtliche Bestellungen direkt in die Software übertragen werden. Wenn ein Auftrag im Online-Shop eingeht, wird automatisch eine Rechnung in sevDesk erstellt, die direkt versendet werden kann. Auch die Integration zu ePages, einer E-Commerce Komplettlösungen mit Cloud-Basis, bietet Online-Händlern den Vorteil einer vereinfachten Abwicklung der Buchhaltung. Der Webshop ermöglicht zusätzlich die Anbindung zu Amazon oder eBay. Darüber hinaus kann sevDesk mit den gängigsten Shopsystemen verbunden werden und ist damit perfekt für die E-Commerce Branche geeignet. So wird die Buchhaltung auch für Online-Händler noch einfacher.

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Fazit

Der Handel wird seit Jahren durch die voranschreitende Digitalisierung geprägt. Dabei sorgt diese nicht nur für Veränderungen im Konsumentenverhalten, sondern bringt ebenso neue Herausforderungen für Unternehmen mit. Eine der größten Herausforderungen ist für viele Betriebe der größer werdende Buchhaltungsaufwand. Um diesem gewachsen zu sein, ist eine konsequente Digitalisierung der Buchhaltung, die mit der Entwicklung zum papierlosen Büro einhergeht, empfehlenswert. Das Buchhaltungsprogramm sevDesk bringt hier alle wichtigen Funktionen mit und sorgt dafür, dass Fristen eingehalten, Ressourcen geschont und Kapazitäten bestmöglich ausgeschöpft werden.

Zum Autor

Fabian Silberer ist Gründer und Geschäftsführer von sevDesk, einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer. Im Jahr 2013 gründete er zusammen mit seinem damaligen Studienfreund Marco Reinbold das Software-Startup, welches heute mehr als 80.000 Kunden vorweist.