So schaden Meetings Unternehmen

Viel Geplapper und Abschweifungen, online kommen noch technische Probleme oder Missverständnisse durch fehlende Körpersprache hinzu – Meetings in Firmen können für alle Teilnehmer nervige Zeitfresser sein. Dabei haben vor allem Online-Meetings durch das Homeoffice in der Corona-Pandemie noch zugenommen. Experten erklären bei golem.de, wo die größten Probleme liegen – und wie Angestellte und Chefs bessere Meetings abhalten können.

„Die Frequenz von Meetings hat in den letzten Jahren stetig zugenommen, auch als Folge der zunehmenden organisationalen Komplexität“, sagt Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Hamburg. Immer wieder auftauchende Nervfaktoren dabei sind etwa technische Probleme, zu viele Teilnehmer, schlechte Struktur, mangelndes Engagement – oder das Gegenteil: überflüssige Beiträge.

Meetings können Unternehmens-Gewinne, Wohlbefinden und Engagement senken

So kommt es etwa zu vergeudeter Arbeitszeit und schlechter Organisation – und somit zu echten finanziellen Einbußen für Unternehmen. „Die Schätzungen zu verschwendeten Kosten durch ineffektive Meetings schwanken etwas in der Literatur, sind aber ein in der Forschung anerkanntes und weitreichendes Problem“, erklärt Lehmann-Willenbrock. „Schwafelige Besprechungen sind aber auch schädlich für das psychologische Wohlbefinden und das Engagement der einzelnen Mitarbeitenden, wie wir in unserer Forschung zeigen konnten.“ Vor allem bei Führungskräften ist das ein Problem, denn diese sind besonders oft in Meetings. 

Tipps für ein effektives Meeting

Unternehmen und Verantwortliche sollten daher auf bestimmte Punkte achten, wie Philipp Kolo, Personalexperte bei der Unternehmensberatung Boston Consulting Group, erklärt. „Wichtig ist die Strukturierung der Besprechung, die Reduzierung der Teilnehmerzahl und die Begrenzung der Zeit. Und: Dass ganz klar ist, was jeder Teilnehmer beitragen kann und soll.“ Am Ende sollte jeder Teilnehmer wissen, was er oder sie bis wann zu tun hat. Oft helfen auch einfache Schritte, wie andere Möbel. „Manche Unternehmen räumen die Stühle aus ihren Meetingräumen und stellen Stehtische hinein. Dann gibt es keine Meetings mehr, in denen die Leute sitzen, Kaffee trinken und Kekse essen“, sagt Kolo. 

Amazons Meeting-Tricks: Zwei Pizzen und sechs Seiten

Online-Riese Amazon wird oft als Vorbild für das Abhalten von Meetings genannt. Relativ bekannt für die beste Anzahl an Meeting-Teilnehmern ist die sogenannte Zwei-Pizzen-Regel: Es sollten nur so viele Mitarbeiter dabei sein, wie von zwei Pizzen satt werden – sonst wird es ineffizient. Ansonsten müssen die Mitarbeiter auf höherer Management-Ebene vor dem Meeting jeweils ein maximal sechsseitiges Dokument lesen, damit alle gebrieft sind. Das Treffen an sich dauert dann in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten.