Optimales Forderungsmanagement – zehn Tipps für Online-Händler

Viele Online-Händler räumen ihren Kunden Zahlungsziele ein, indem sie den Kauf auf Rechnung anbieten. Damit wird der Online-Händler zum Kreditgeber, da er eine Leistung nicht gegen Bargeld, sondern gegen Kredit erbringt.

Mit dem Angebot der Rechnung als Zahlungsmethode steigt für Online-Händler auch das Risiko von Zahlungsstörungen. Für den Erfolg des Unternehmens ist es daher wichtig ein optimales Forderungsmanagement aufzubauen, um Zahlungsausfällen vorzubeugen.

Tipp 1: Kauf auf Rechnung – ja, aber nicht für alle

Eine Bonitätsprüfung der Kunden, die auf Rechnung kaufen wollen, ist für Online-Händler die beste Vorsorge, um Zahlungsstörungen zu vermeiden. Eine Online-Bonitätsprüfung lässt sich in die meisten Shop-Systeme einfach integrieren, und bildet bereits vor Abschluss des Kaufvertrages einen wichtigen Schritt im Forderungsmanagement. Eine Bonitätsprüfung minimiert das Risiko, da Kunden mit auffälligem Zahlungsverhalten bereits im Vorfeld erkannt werden können und die Möglichkeit des Rechnungskaufs gar nicht erst angezeigt bekommen. Online-Händler sollten sich darüber hinaus auch das Zahlungsverhalten ihrer Bestandskunden regelmäßig genau anschauen.

Tipp 2: Zahlungsziele sorgfältig einräumen

Online-Händler, die Zahlungsziele einräumen, sollten diese sorgfältig festlegen. Branchenunübliche und zu langfristige Zahlungsziele sind dabei zu vermeiden. Handelt es sich um höhere Kaufbeträge, sollten Sicherheiten wie zum Beispiel Bankbürgschaften verlangt werden. In jedem Fall müssen etwaige Kosten, die dem Online-Händler durch den gewährten Kredit entstehen in den Angebotspreis einkalkuliert werden.

Tipp 3: Sofortzahlungen erhöhen

Ein höherer Anteil von Zahlungsmethoden mit sofortiger Zahlung, wie Kreditkarte, Vorkasse oder Einzugsermächtigung sorgt für ein geringeres Risiko von Zahlungsausfällen und sollte von Online-Händlern gefördert werden. Eine Möglichkeit die Anzahl sofortiger Zahlungen zu erhöhen, ist das konsequente Angebot von Skonto bei ausgewählten Zahlungsmethoden. Online-Händler die Skonto gewähren, müssen diesen allerdings in der Angebotskalkulation berücksichtigen.

Tipp 4: Zeitnahe Rechnungsstellung

Um den Zeitraum zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang so gering wie möglich zu halten, müssen Rechnungen zeitnah, das heißt am besten am Tag der Leistungserbringung gestellt werden, und sollten ein konkretes Zahlungsziel festlegen.

Tipp 5: Zahlungseingänge im Auge behalten

Optimales Forderungsmanagement bedeutet auch den Überblick über Zahlungseingänge und Zahlungstermine zu behalten. Auf diese Weise können Zahlungsstörungen schnell erkannt und im Zuge weiterer Schritte im Forderungsmanagement behoben werden.

Tipp 6: Ein- und Auszahlungen planen

Häufen sich die offenen Forderungen, kann im schlimmsten Fall die Existenz eines Unternehmens bedroht werden, da es selbst nicht mehr zahlungsfähig ist. Online-Händler sollten ihre Finanzen daher sorgfältig planen. Erwartete Kundenzahlungen sollten in der Liquiditätsplanung nicht zu optimistisch geschätzt werden. Stattdessen sollte die durchschnittliche Zahlungsfrist der Kunden errechnet und als Planungsgrundlage verwendet werden. Um die eigene Zahlungsunfähigkeit zu vermeiden, sollten Online-Händler rechtzeitig mit ihrer Hausbank über eine mögliche Zwischenfinanzierung ihrer Zahlungsstörungen sprechen und nicht warten, bis die verfügbare Kreditlinie ausgeschöpft ist.

Tipp 7: Gespräche suchen

Beim Auftreten von Zahlungsstörungen sollten Online-Händler als ersten Schritt das Gespräch mit den Kunden suchen, um zu klären worin die Gründe für die Störung liegen, denn nicht jeder Fall ist gleich, und nicht immer ist der Kunde unwillig zu zahlen. Kommunikation und Kundenservice dürfen auch beim Forderungsmanagement nicht aufhören, denn ein Kunde mit Zahlungsstörung ist immer noch ein Kunde, und muss als solcher behandelt werden.

Tipp 8: Forderungsmanagement organisieren

Online-Händler sollten für optimales Forderungsmanagement ein funktionierendes Mahnwesen aufbauen. Beim Ausbleiben einer Zahlung nach dem vereinbarten Zahlungstermin sollte innerhalb weniger Tage eine erste schriftliche Mahnung verschickt werden. Vorher sollte der Online-Händler jedoch überprüfen, ob die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde, welche Zahlungsfrist vereinbart wurde und ob berechtigte Reklamationen oder vielleicht Buchhaltungsfehler vorliegen.

Tipp 9: Professionelle Dienstleister im Forderungsmanagement beauftragen

Spätestens wenn die eigenen Mahnungen nicht zum Begleichen der offenen Forderungen führen, sollten Online-Händler nicht zögern, die Hilfe professioneller Dienstleister im Forderungsmanagement in Anspruch zu nehmen. Bei diesem Schritt sollte beachtet werden, dass nicht zu viel Zeit zwischen dem Zahlungsziel und der Beauftragung liegt, denn je mehr Zeit vergeht, desto schwieriger wird die Beitreibung einer Forderung. In der Regel kann man davon ausgehen, wenn ein Schuldner nicht nach der ersten Mahnung zahlt, zahlt er gar nicht oder nur mit Hilfe eines Inkassounternehmens, sagt Mike Kühn, Geschäftsführer der Prokur Forderungsmanagement GmbH.

Tipp 10: Den Rechtsweg gehen

Führen alle vorherigen Schritte nicht zum Ziel, oder werden die Forderungen vom Kunden bestritten, sollten Online-Händler nicht davor zurückschrecken, den Rechtsweg zu gehen und die offene Forderung im gerichtlichen Mahnverfahren geltend zu machen. Viele Kunden spekulieren vor allem bei kleinen Unternehmen darauf, dass diese vor dem Aufwand, den professionelles Forderungsmanagement und in letzter Instanz der Weg zum Gericht mit sich bringen, zurückschrecken und lieber auf das Geld aus den offenen Forderungen verzichten. Optimales Forderungsmanagement zielt auch darauf ab, den Kunden klar zu machen, dass auf berechtigte Forderungen nicht einfach verzichtet wird, daher sollte es auch konsequent durchgezogen werden, um alle Möglichkeiten auszuschöpfen.

Fazit: Optimales Forderungsmanagement besteht aus vielen Schritten und beginnt bereits vor dem Abschluss eines Kaufvertrages. Online-Händler sollten sich im Zuge von fachgemäßem Forderungsmanagement bemühen, das Risiko von Zahlungsausfällen so gering wie möglich zu halten. Tritt der Fall einer Zahlungsstörung ein, sollte das Forderungsmanagement und die damit verbundenen Schritte im Mahnverfahren konsequent durchgesetzt werden, damit Kunden nicht denken auf die offenen Forderungen würde einfach verzichtet werden. Wir empfehlen Online-Händlern anhand einer Checkliste zu überprüfen wie sie ihr Forderungsmanagement optimieren können.