Wie professionelle Dienstleister im Forderungsmanagement arbeiten

Entscheiden sich Online-Händler für die Beauftragung eines professionellen Unternehmens für Forderungsmanagement zur Durchführung ihres Inkasso, haben sie in der Regel zwei Möglichkeiten. Sie können das Inkasso in ihrem Auftrag durchführen lassen oder die Forderung an das Inkassounternehmen abtreten, dass die Forderung dann im eigenen Namen beitreibt.

In jedem Fall gilt, dass die Korrespondenz mit dem Schuldner nach der Beauftragung eines Dienstleisters im Forderungsmanagement über diesen läuft und der Online-Händler sich um die weiteren Schritte nicht mehr kümmern muss.

Am Beginn des operativen Geschäfts eines Inkassodienstleisters steht das Briefing mit dem Auftraggeber, in dem genau geklärt wird, wie in den einzelnen Fällen vorgegangen werden soll. Für die erfolgreiche Beitreibung der Forderung ist auch der Datenaustausch zwischen Auftraggeber und Dienstleister im Forderungsmanagement wichtig. Der Auftraggeber übergibt dem Inkassobüro dabei die Kundendaten und die Daten aus den offenen Forderungen sowie die Historie des gegebenenfalls bereits erfolgten Mahnverfahrens. Der Dienstleister im Forderungsmanagement wird sich in jedem Fall sein eigenes Urteil bilden und auf allen geeigneten Kanälen versuchen, die Forderung beizutreiben.

Nach Auftragseingang und Übersendung der erforderlichen Unterlagen wird in der Regel innerhalb von 24 Stunden das außergerichtliche Mahnverfahren in die Wege geleitet, sagt Mike Kühn, Geschäftsführer der Prokur Forderungsmanagement GmbH.

Als erster Schritt wird an den Schuldner eine erste schriftliche Mahnung versendet. Mit der Mahnung wird dem Schuldner nicht nur eine Zahlungsfrist gesetzt, gleichzeitig wird er über die Beauftragung des Dienstleisters im Forderungsmanagement und dem damit verbundenen neuen Ansprechpartner in Kenntnis gesetzt.

Erfolgt innerhalb der gesetzten Frist von in der Regel 14 Tagen kein Zahlungseingang, wird mit entsprechendem Nachdruck ein zweites Mahnschreiben versendet. Bei Vorliegen einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, wird dieses durch Telefoninkasso und Kontaktaufnahme per E-Mail begleitet, so Mike Kühn.

Der Auftraggeber kann sich jederzeit über den aktuellen Stand seiner laufenden Fälle informieren. Bei jedem eingeleiteten Schritt des Mahnverfahrens bekommt er eine schriftliche Mitteilung und hat darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit einer telefonischen Beratung. Viele Dienstleister im Forderungsmanagement bieten ihren Kunden auch die Möglichkeit, den Stand ihrer Inkassoakten über einen Onlinezugang einzusehen. Das gibt dem Online-Händler die Möglichkeit, jederzeit selbst über den weiteren Verlauf des Vorgangs entscheiden zu können und zeitnah auf Ereignisse zu reagieren, indem zum Beispiel eine Ratenzahlungsvereinbarung abgesprochen werden kann.

Im außergerichtlichen Mahnverfahren fallen für den Auftraggeber in der Regel keine Kosten an, denn die Inkassogebühren sind vom Schuldner zu tragen.

Wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt

Hat das außergerichtliche Mahnverfahren keinen Erfolg und werden vom Schuldner auch keine Einwände gegen die offene Forderung erhoben, nimmt der Dienstleister im Forderungsmanagement Rücksprache mit dem Online-Händler und berät ihn über weitere mögliche Vorgehensweisen. Neben der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder einer Strafanzeige besteht auch die Möglichkeit, die Forderung an das Inkassobüro abzutreten. In diesem Fall treibt das Inkassobüro die Forderungen im eigenen Namen bei, der Auftraggeber erhält bei Erfolg einen vorher vereinbarten prozentualen Anteil.

Weitere Aufgaben professioneller Dienstleister im Forderungsmanagement

Neben der Beitreibung offener Forderungen im außergerichtlichen oder gerichtlichen Mahnverfahren umfasst das Tagesgeschäft in einem Inkassobüro zahlreiche weitere Dienstleistungen und Aufgaben. Können Forderungen nicht beigetrieben werden, werden diese auf Wunsch des Kunden über längere Zeiträume überwacht, was zum Beispiel dann Sinn macht, wenn ein Vollstreckungstitel gegen den Schuldner vorliegt, dieser aber wegen Zahlungsunfähigkeit nicht in der Lage ist zu leisten, sagt Mike Kühn. Bessert sich die wirtschaftliche Lage des Schuldners, kann die Forderung dann später beigetrieben werden.

Auch die Vollstreckung gerichtlicher Vollstreckungstitel aus einem gerichtlichen Mahnverfahren gehört zu den Aufgaben professioneller Inkassobüros. Dafür können Zwangsvollstreckungsmaßnahmen wie Pfändung und Gerichtsvollzieher bis hin zu Zwangsversteigerungen beauftragt werden.

Einen weiteren Aufgabenbereich professioneller Dienstleister im Forderungsmanagement sieht Mike Kühn auch in der Beratung der Online-Händler zur Prävention von Zahlungsausfällen. Mit Hilfe von Bonitätsprüfungen, die viele professionelle Inkassobüros anbieten, lassen sich viele Inkassofälle bereits im Vorfeld vermeiden.

Fazit: Die tägliche Arbeit professioneller Dienstleister im Forderungsmanagement liegt vor allem in der Beitreibung offener Forderungen im außergerichtlichen und gerichtlichen Mahnverfahren. Die Kommunikation mit dem Auftraggeber ist im Tagesgeschäft von Inkassodienstleistern ein wichtiger Faktor, um in jedem Fall individuell über weitere Schritte entscheiden zu können. Professionelle Dienstleister im Forderungsmanagement sind ein starker Partner bei der Geltendmachung offener Forderungen, wobei auf deren Seriosität geachtet werden sollte. Wie man ein seriöses Unternehmen findet und was bei der Auswahl beachtet werden sollte, lesen Sie nächste Woche in unserer Themenreihe zum Forderungsmanagement.