Chaos kostet: der Weg zu einer funktionierenden Büroorganisation

Zentrale Pfeiler der Büroorganisation sind eine übersichtliche Dokumentenverwaltung, die richtige Koordination und Information der Mitarbeiter sowie ein funktionierendes Zahlungsmanagement. Existenzgründer tun sich einen großen Gefallen, wenn sie die zugehörigen Prozesse und Arbeitsabläufe von Anfang an kontrollieren, sonst folgt später nicht nur das Chaos, sondern es drohen auch finanzielle Verluste und Frustration.

Dokumentenordnung

Wenn ständig wichtige Dokumente oder Informationen gesucht werden und das Wühlen in Papierhaufen und Ordnern zum Alltag gehört, fehlt schlicht Ordnung in den Unterlagen. Eine wichtige Entscheidung betrifft dabei die Frage: Papier oder papierlose Archivierung? Letztere ist mit doppelseitig arbeitenden Einzugsscannern im Büronetzwerk, komfortabler Archivierungssoftware und systematischer Speicherung schnell erledigt. Regelmäßige Backups und eine sicher eingerichtete IT sind dabei allerdings Pflicht.

Wissensmanagement

Fragen nach Zuständigkeiten, Missverständnissen und Fehler durch mangelnden Austausch halten alle Beteiligten vom eigentlichen Arbeiten ab und hinterlassen zudem einen schlechten Eindruck bei Kunden und Partnern. Für Abhilfe sorgen klare Kommunikationsstrategien und eine zentrale Informationsverwaltung, die ständige Rückfragen überflüssig macht. Ein schwarzes Brett oder ein internes Wiki beispielsweise sind schnell aktualisierbar und erreichbar.

Aufgaben und Auslastung der Mitarbeiter

Fühlen sich Mitarbeiter oder der Gründer selbst überlastet, muss das nicht am Arbeitspensum allein liegen. Häufige Störungen, Rückfragen oder eine nicht funktionierende Zeitplanung erschweren auch dem engagiertesten Workaholic die Bewältigung seiner Aufgaben. Gegenmittel sind das konsequente Schaffen von Freiräumen zum konzentrierten Arbeiten, auch durch Regeln für den Umgang mit Anrufen und E-Mails. Auch die Regelung von Zuständigkeiten für banale Alltagsaufgaben (Postgänge, Küche, etc.) kann überflüssigen Stress vermeiden.

Zahlungs- und Vertragsmanagement

Zur Entlastung gehört auch der strukturierte Umgang mit Rechnungen und Verträgen. Wenn die x-te Mahnung wegen einer vergessenen Zahlung eintrifft, sollte die Abwicklung wichtiger Routineaufgaben entweder delegiert oder, etwa bei Einzelunternehmern, fest in den Terminplan aufgenommen und in einem Rutsch erledigt werden. Das schont nicht nur das Konto, sondern auch das Ansehen bei den Dienstleistern, z.B. wenn es wirklich mal enger wird mit der Zahlungsfähigkeit.