Neues Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung: einfacher und günstiger, aber neue Sorgfaltspflichten

Für viele Existenzgründer ist sie eine Herausforderung, drum herum kommt aber niemand: die Buchhaltung. Ein großer Teil besteht aus Rechnungen, die zu schreiben oder zu begleichen sind. Die kann man heute digital verarbeiten, aber nur nach bestimmten Vorschriften zur umsatzsteuerlichen Anerkennung. Mit dem jüngst verabschiedeten Steuervereinfachungs-gesetz entfällt zwar der Zwang zur aufwändigen qualifizierten elektronischen Signatur, aber auch ohne gibt es Regeln und Stolperfallen zu beachten.

Bis zum Sommer 2011 stellte der elektronische Rechnungsverkehr (auch E-Billing genannt) gerade für kleinere Unternehmen einen erheblichen Aufwand und hohe Kosten dar. Eine Rechnung durfte nicht einfach so per E-Mail versandt und akzeptiert werden, denn sie war mangels Unterschrift rechtlich nicht mit einer Papierrechnung gleichgestellt. Für eine gültige digitale Unterschrift benötigt der Unternehmer nach Umsatzsteuergesetz und Signaturgesetz ein elektronisches Zertifikat als Identitätsnachweis inklusive der nötigen Software, Hardware und dem Wartungsaufwand.

Alt: aufwändige Verfahren, selten umgesetzt

Gründer, kleine Unternehmer und Selbständige scheuten den Aufwand daher meist und versandten ihre elektronischen Rechnungen ohne Signatur – als Scan oder als Dokument mit einer als Bild eingefügten Unterschrift. Diese Praxis wurde von den Behörden meist mit zwei zugedrückten Augen geduldet, im Wissen um den hohen Aufwand und die fehlende Verbreitung der elektronischen Signatur.

Die EU hat den Zwang zur elektronischen Unterschrift als Hürde erkannt und eine Richtlinie zur Gleichstellung von Papier- und Digitalrechnung entworfen. Unternehmen könnten so laut EU-Kommission insgesamt rund 18 Milliarden Euro einsparen. In Deutschland wurde diese Vorgabe mit dem Beschluss des Steuervereinfachungsgesetzes vom 26. September 2011 umgesetzt.

Neu: kein Signaturzwang mehr, aber neue Pflichten

Für Unternehmer und Existenzgründer gilt rückwirkend der 1. Juli 2011 als Stichtag, ab dem auf die qualifizierte elektronische Signatur verzichtet werden kann (aber nicht muss). Seitdem gilt: Rechnungen können in digitaler Form nach Wahl der Unternehmers versandt werden, die digitale Unterschrift bleibt möglich, aber ist keine Pflicht mehr. Das Format der Rechnung kann etwa eine Mail mit einem PDF-Dokument im Anhang sein, ein digital versandtes Fax (z.B. per Internet-Faxdienst) oder ein Webdownload. Auch der E-Postbrief oder das kommende De-Mail-Verfahren sind möglich. Wichtig für den Versand ist, dass der Rechnungsempfänger mit der Art der Übermittlung einverstanden sein muss.

Im Prinzip eine große Erleichterung, gerade für Gründer und kleine Firmen, doch mit dem neuen Verfahren kommen auch Pflichten und offene Fragen. Die Pflichten hat das Bundesfinanzministerium in einer Übersicht auf seiner Webseite zusammengefasst. So müssen nun Rechnungssteller und -empfänger mittels eines „innerbetrieblichen Kontrollverfahrens“ dafür Sorge tragen, dass die Identität des Gegenübers geklärt ist, dass die Rechnung während der Übetragung nicht verändert wurde und dass der ganze Vorgang dann umsatzsteuerlich anerkannt wird. Wie genau dieses Verfahren aussieht, bleibt vorerst offen, es muss ein „verlässlicher Prüfpfad“ zwischen Rechnung und Leistung gewährleistet sein. Zu prüfende Kriterien sind dabei die Echtheit, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit. Auch diese drei Begriffe, die zugehörigen Anforderungen und weitere Fakten werden auf der Übersichtsseite des Bundesfinanzministeriums erklärt.

Existenzgründer sollten sich in punkto elektronische Rechnungsstellung beraten lassen, um ein ordnungsgemäßes Prüfverfahren garantieren zu können.