Wann darf der Arbeitgeber Urlaub verweigern?

Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Dieser Urlaub kann in der Regel auch frei geplant werden. Was ist nun aber, wenn dem Arbeitgeber der Urlaubswunsch des Mitarbeiters ungelegen kommt? Dürfen Urlaubsanträge einfach abgelehnt werden?

Urlaub ist grundsätzlich genehmigungsbedürftig

Laut Bundesurlaubsgesetz ist Urlaub vom Arbeitgeber zu gewähren. Das bedeutet, dass das arbeitgebende Unternehmen grundsätzlich die Hoheit über die Urlaubsplanung hat. Die Mitarbeitenden müssen also ihren Urlaub beantragen. Der Antrag ist dabei nicht an eine Form gebunden. Es ist allerdings empfehlenswert, das Ganze schriftlich festzuhalten. Dabei helfen verschiedene digitale Lösungen. Auch die Absprache per E-Mail oder WhatsApp ist möglich. Grundsätzlich kann Urlaub zwar auch mündlich beantragt und genehmigt werden; kommt es am Ende aber zum Rechtsstreit, sieht es mit der Beweisbarkeit eher dünn aus. 

Wird ein Urlaubsantrag einmal genehmigt, so ist diese Absprache erst einmal verbindlich. Daher lassen sich Führungskräfte gern auch mal alle Möglichkeiten offen und warten, bis sie einen Antrag genehmigen. Immerhin müssen auch organisatorische Fragen, wie etwa die allgemeine Auslastung und Besetzung in den Teams beachtet werden. Ewig Zeit lassen sollten sich Teamleads aber nicht: Immerhin wollen auch die Mitarbeitenden ihren Urlaub planen. Es gibt zwar keine gesetzliche Frist, allerdings dürfen Mitarbeitende innerhalb von sieben bis zehn Tagen mit einer Entscheidung rechnen. Bei einem mündlichen Antrag muss die Entscheidung sogar direkt fallen. Es ist aber durchaus möglich, die Arbeitnehmer entweder auf den schriftlichen Weg zu verweisen oder aber um eine Woche zu vertrösten. 

Führungskräfte sollten bei der Genehmigung auf eine klare Formulierung achten, denn: Eine Urlaubsgenehmigung unter Vorbehalt gibt es nicht. Auf Aussagen, wie „Sieht aktuell ja nicht schlecht aus“ sollte daher verzichtet werden. 

Übrigens: Hängt der Urlaubsantrag in der Schwebe, dürfen Mitarbeitende nicht einfach eigenmächtig von der Arbeit fernbleiben. Ein nicht beantworteter Urlaubsantrag gilt als nicht genehmigt. 

Urlaubsanträge nicht willkürlich ablehnen

Zwar haben Arbeitgeber die Planungshoheit über den Urlaub ihrer Arbeitnehmer; allerdings müssen bei der Ablehnung oder Bewilligung von Anträgen die verschiedenen Interessen abgewogen sein. Das willkürliche Ablehnen von Anträgen ist damit ausgeschlossen. Viel mehr müssen gute Gründe gegen eine Genehmigung sprechen. Ein guter Grund können beispielsweise zwingende, betriebliche Gründe sein: Wurden für die fragliche Zeit bereits andere Urlaubswünsche genehmigt und würde ein weiterer Urlauber zu einer Unterbesetzung führen, so darf der Antrag abgelehnt werden.

Besonders schwierig kann die Urlaubsplanung mitunter etwa in der Ferienzeit, insbesondere im Sommer sein: Hier wollen oftmals viele Teammitglieder Urlaub nehmen. Bei den Anträgen müssen daher nicht die Belange des betreffenden Arbeitnehmers und des Unternehmens abgewogen werden, sondern auch die Interessen des gesamten Kollegiums mit einbezogen werden. Als Entscheider sollte man sich hier einen Überblick verschaffen. 

Kinderlose müssen nicht auf Urlaub in der Hauptsaison verzichten

Übrigens: Der Grundsatz, dass Eltern mit Kindern vorrangig in den Schulferien Urlaub bekommen sollen und Kinderlose grundsätzlich hinten an stehen, ist in dieser Pauschalität nicht richtig. So können auch Aspekte, wie etwa der Urlaub anderer Familienmitglieder, wie etwa der des Lebenspartners, eine Rolle spielen, auch wenn dieser gar nicht im gleichen Betrieb tätig ist. 

Vielmehr müssen Entscheider bei der Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsanträgen im allgemeinen sozialen Aspekte berücksichtigen. Ist die Hauptsaison im Team für alle immer wieder ein beliebter Zeitpunkt zum urlauben, so kann beispielsweise ein Rotationssystem für Fairness sorgen. Das gleiche gilt auch für die Weihnachtszeit: Haben bestimmte Mitarbeiter in der Vergangenheit oft den Urlaub zwischen den Jahren beansprucht, so kann in diesem Jahr auch mal der (kinderlose) Kollege dran sein.