Wir wurden gefragt: Welche Angaben gehören in die E-Mail-Signatur eines (eingetragenen) Kaufmanns?

Dass Online-Händler ein Impressum vorhalten müssen, welches bestimmte Pflichtangaben enthalten muss, ist klar. Aber wie sieht es bei der elektronischen Geschäftspost aus? Gibt es hier ebenfalls vergleichbare Regelungen. Die Antwort lautet: jein. Für eingetragene Kaufleute gibt es sogar eine gesetzliche Pflicht, bestimmte Angaben in eine E-Mail-Signatur aufzunehmen. 

(Bildquelle Fragen: Jan Engel via Fotolia)

Herkömmliche Briefe sind mittlerweile teuer und kosten eine Menge Papier und Zeit. Deshalb ist die elektronische Post aus dem Alltag eines Online-Händlers nicht mehr weg zu denken, um preisgünstig, grenzüberschreitend und schnell zu kommunizieren.

Jedoch sind auch hier wie überall gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Was gehört in eine vollständige E-Mail-Signatur?

E-Mails sind Geschäftsbriefe

Bis zum Jahr 2006 hat sich das Gesetz nur auf herkömmliche „echte“ Briefe, die per Post oder Fax übermittelt wurden, bezogen. Ab dem 01.01.2007 hat der Gesetzgeber jedoch auch die elektronische Post ins Gesetz aufgenommen und den Begriff „Geschäftsbrief“ auf E-Mails erweitert. Übrigens: Bestellscheine und Rechnungen gelten ebenfalls als Geschäftsbriefe.

Pflichtangaben für eingetragene Kaufleute

Die Pflichtangaben in einer E-Mail-Signatur eines eingetragenen Kaufmannes ergeben sich aus § 37a Handelsgesetzbuch (HGB). Auf allen Geschäftsbriefen (also auch in der E-Mail-Signatur) des Kaufmanns, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen 

• seine Firma,
• die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere "e.K.", "e.Kfm." oder "e.Kfr.";
• der Ort seiner Handelsniederlassung,
• das Registergericht
• und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist,

angegeben werden.

Was gilt für Kaufleute, die nicht eingetragen sind?

Für Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, gilt die genannte Regelung nicht. Sie ist auch nicht sinngemäß auf nicht eingetragene Einzelunternehmer anwendbar. Für Kleingewerbetreibende galt zwar bis zum 24.03.2009 der § 15b Gewerbeordnung (GewO) für das Auftreten im Geschäftsverkehr. Diese Vorschrift ist jedoch zum 25.03.2009 weggefallen. Online-Händler sollten sich aber weiterhin an den Vorgaben für eingetragene Kaufleute und dem im Online-Shop vorhandenem Impressum orientieren und mindestens ihren ausgeschriebenen Vornamen, den Familiennamen und ihre ladungsfähige Anschrift in die Signatur von geschäftlichen E-Mails aufnehmen, da dies in der Geschäftswelt schlicht und ergreifend so üblich ist und einen „serösen“ Eindruck beim Empfänger hinterlässt. Auch die Angabe der Telefonnummer zur schnellen Kontaktaufnahme ist regelmäßig anzutreffen und kann um weitere freiwillige Angaben (z.B. Link zum Online-Shop) ergänzt werden.

Zu beachten sind auch die zahlreichen Spezialvorschriften, z.B. für Rechnungen.

Sonderregelungen für Gesellschaften

Für Gesellschaften gibt es speziellere Regelungen, beispielsweise in § 125 HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG.