Wir wurden gefragt: Darf eine Rechnung auf Papier verlangt werden?

In unserer Reihe „Wir wurden gefragt…“ werden kurze Fragen aus der täglichen Praxis des Online-Handels beantwortet. In unserem heutigen Beitrag soll es um ein steuerrechtliches Problem gehen. Bei der Rechnungslegung muss inhaltlich einiges beachtet werden. Doch auch bei der Form der Ausstellung ist der Online-Händler nicht völlig frei.

Seit 2011 gelten neue Anforderungen bei der Legung von elektronischen Rechnungen. So bedarf es seit diesem Zeitpunkt nicht länger zwingend der qualifizierten Signatur auf der elektronischen Rechnung oder des EDI-Verfahrens, damit diese vom Finanzamt als „echte“ Rechnung anerkannt wird.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Rechnungen, die in einem elektronischen Format (z.B. per E-Mail als Datei, per Download, per „Electronic Data Interchange“- Verfahren (EDI- Verfahren) versendet und empfangen werden, sind elektronische Rechnungen. Rechnungen, die z.B. mit dem PC elektronisch versendet werden, vom Adressaten jedoch in körperlicher Form (nämlich als Papierfax) empfangen werden, sind daher keine elektronischen Rechnungen, sondern Papierrechnungen.

Muss ich meinem Kunden eine Rechnung in Papierform ausstellen?

Mit der Gesetzesänderung 2011 wollte der Gesetzgeber die elektronische Rechnung auf Augenhöhe der Papierrechnung heben. Online-Händler, die aus Effektivitäts- und Kostengründen dauerhaft auf den Versand elektronischer Rechnungen (z.B. E-Mail, PDF-Datei, Download, E-Postbrief oder Computerfax) umgestellt haben, sehen sich nicht selten mit den Aufforderungen der Kunden konfrontiert, eine Rechnung wie bisher in Papierform erhalten zu wollen.

Beachte: Der Rechnungsempfänger muss seine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung erteilen z.B. auch stillschweigend durch Zahlung der Rechnung. Teilt ein Kunde dem Händler aber ausdrücklich mit, dass er keine elektronische Rechnung wünscht, so muss der Händler dem Kunden die Rechnung in Papierform übermitteln.