Darf ich Adressen von Mitarbeitern an Kollegen weitergeben?

Arbeitgeber dürfen gewisse Stammdaten der Mitarbeiter erheben, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses wichtig sind. Daten der Mitarbeiter dürfen dabei grundsätzlich nur zweckgebunden erhoben und verwendet werden. Das bedeutet, dass die Erhebung der Daten einen Zweck haben muss. Darunter können zu Beispiel die sogenannten Stammdaten der Mitarbeiter fallen, die für die Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Dazu gehört in der Regel die Adresse des Mitarbeiters, sowie die Bankverbindung. Das Bundesdatenschutzgesetz regelt, dass die Datenverarbeitung für diesen Zweck zulässig ist. 

Gegebenenfalls können auch weitere sensible Daten, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten, E-Mails oder Nutzung des Internets anfallen. Der Arbeitnehmer muss in jedem Fall zur Erhebung der Daten zugestimmt haben, dabei muss auch darüber aufgeklärt werden, wie die Daten verarbeitet werden. Diese Einwilligung muss schriftlich oder elektronisch erfolgen. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass sie freiwillig geschieht. Dabei sind auch mögliche Abhängigkeitsverhältnisse und die gegebenen Umstände zu berücksichtigen, ob die Einwilligung wirklich in freien Stücken geschehen ist. 

An wen dürfen Daten weiter gegeben werden?

Grundsätzlich dürfen die Daten nicht an Dritte weiter gegeben werden. Die Daten müssen vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Das passiert in den meisten Fällen gebündelt in einer Personalakte. Auch die Adresse des Mitarbeiters gehört zu den persönlichen Daten, die nicht ohne Zustimmung an jemand anderen herausgegeben werden darf. 

Der BGH hat im Jahr 2015 entschieden, dass die Privatadresse eines Arztes nicht an Dritte herausgegeben werden darf. Ein Patient des Arztes wollte die Privatadresse haben, um eine Klage zuzustellen. Der BGH entschied, dass persönliche Daten, die im Zuge des Arbeitsverhältnisses erhoben wurden, ohne Zustimmung nicht an Dritte weiter gegeben werden dürfen. 

Daten, die für einen bestimmten Zweck erhoben worden sind, dürfen nicht außerhalb dieses Zweckes verwendet werden. Bei einer Weitergabe an einen anderen Mitarbeiter wäre das wohl in der Regel der Fall und daher unzulässig. 

Einwilligung als Lösung

Natürlich gibt es dennoch die Möglichkeit eine teaminterne Liste der Adressen, Telefonnummern und Geburtstage zur Verfügung zu stellen. Die Lösung ist hier immer: die Einwilligung der Mitarbeiter einholen. Diese können ja durchaus ein Interesse daran haben, wenn zum Beispiel Geburtstagsgrüße versendet werden. Auch hier sollte die Einwilligung schriftlich und freiwillig erfolgen. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass wirklich nur die begrenzte Personenzahl, für die die Einwilligung abgegeben wurde, Zugang zu den Daten hat.