Meetings und E-Mails: Darunter leidet die Produktivität im Büro 

Was nervt im Büroalltag eigentlich am meisten, wenn man doch eigentlich konzentriert arbeiten will? Das sind offensichtlich Meetings: Lediglich die Hälfte der Zeit, die in Meetings verbracht wird, werde als „gute Nutzung der Arbeitszeit“ gewertet – und mehr als ein Drittel (36,5 Prozent) der Arbeitstreffen seien aus Sicht der Beschäftigten unnötig. Das ergab eine Umfrage des Chatdienstes Slack. 

Interessanterweise fühlt sich nur knapp die Hälfte der insgesamt weltweit mehr als 18.000 befragten Personen, die vornehmlich in Büros tätig sind, überhaupt an den meisten Arbeitstagen „einigermaßen“ produktiv. Lediglich ein Drittel bejahte, zumeist „deutlich“ produktiv zu sein, heißt es in der dpa-Meldung zur Studie beim Handelsblatt.

Die Arbeitszeit als Zeitverschwendung

Die nicht vorhandene Produktivität scheint sogar noch größere Ausmaße zu kennen: Etwa 30 Prozent der während der Arbeitszeit erledigten Aufgaben würden den Befragten aus Deutschland zufolge nicht direkt auf Unternehmens- bzw. Teamziele einzahlen – also nicht sinnvoll eingesetzt oder gar verschwendet werden. 

Störungen würden indes neben der zu hohen Anzahl Meetings auch zu viele E-Mails erzeugen, ergab die Slack-Studie. Tatsächlich können schon kleinste Unterbrechungen, etwa auch Geräusche, (belanglose) Nachfragen von Kolleg:innen, Chats, Smartphone-Benachrichtigungen den Fokus der Aufmerksamkeit verschieben und so zu einer Minderung der Produktivität beitragen. Das Smartphone würde beispielsweise dann gern ablenken, wenn einem die Arbeit wenig Spaß bereitet, wie Niklas Johannes, Verhaltensforscher an der Universität Oxford beim SWR erläutert. Er habe sogar nachweisen können, dass sich Personen, deren Handy auf dem Schreibtisch liegt, abgelenkt fühlten. 

Nach jeder Unterbrechung müsse man erneut Energie aufwenden, um sich wieder der eigentlichen Aufgabe zu widmen. Und das gilt nicht nur fürs Büro: „Pflegekräfte in der Frühschicht zum Beispiel werden bis zu 60 Mal unterbrochen“, schreibt der SWR. Problematisch daran ist, dass auch Unterbrechungen als zusätzliche, ungeplante Aufgaben wahrgenommen werden – sogar dann, wenn man diesen nicht nachgeht, denn gedanklich bleibt man dennoch dabei. All das kann frustrieren, den Stresslevel erhöhen und die Konzentration und sogar den Schlaf hemmen. 

Hybride Arbeitskonzepte für mehr Produktivität 

Dass die Produktivität vor allem im Homeoffice teils zugenommen hat, zeigen wiederum Einschätzungen der Studienteilnehmer:innen aus der Slack-Umfrage. Die Option, mobil arbeiten zu können, würde die Produktivität bei jeweils gut einem Drittel „ein wenig“ bzw. „deutlich“ erhöhen. Doch handele es sich dabei zumeist um ein subjektives Empfinden, was nicht zwingend mit mehr Output einhergehen muss. Ulf Rinne vom Institut zur Zukunft der Arbeit erläutert dazu: „Ich glaube, dass im Hinterkopf oft auch der Gedanke mitschwingt: ‚Ich kann auch noch viele Dinge nebenbei erledigen, die ich vorher erst nach Feierabend erledigen konnte.'“ Diese Ansicht würde zu einer positiven Beurteilung der eigenen Leistung im Homeoffice führen.  

Auch die Persönlichkeit habe letztlich Einfluss darauf, wie gut es sich von Zuhause oder aber im Büro arbeiten lasse. „So sind zum Beispiel besonders gewissenhafte Beschäftigte im Homeoffice nicht nur produktiver, sondern benötigen im Homeoffice auch weniger Anleitung und Kontrolle durch Vorgesetzte“, erklärt der Arbeitsmarktexperte. Vorteilhaft sind Remote-Ansätze etwa auch in Bezug auf den Fachkräftemangel und Teilzeitstellen. Dennoch haben Studien in der Vergangenheit auch gezeigt, dass Homeoffice auch gesundheitliche Risiken, Überstunden und Probleme wegen fehlender Kommunikation zur Folge haben kann. Firmen, die sowohl auf hybride als auch auf individuelle Arbeitslösungen setzen, könnten die Zufriedenheit ihrer Angestellten mit dem Job und damit auch die Produktivität wohl am besten steigern.