Welche Löschfristen gibt es bei Unterlagen von Bewerbern?

Im Rahmen von Bewerbungsprozesse fallen eine Menge personenbezogene Daten über die bewerbende Person an. Dabei stellt sich natürlich nicht nur die Frage danach, ob und inwiefern diese Daten überhaupt verarbeitet werden dürfen, sondern auch wann sie gegebenenfalls zu löschen sind oder ob es gar Aufbewahrungsfristen gibt. 

Bewerbungsdaten – Müssen sie gelöscht werden? 

Auch wenn der Fall aus praktischer Sicht anders aussieht: Bewerber gelten im Datenschutzrecht auch als Beschäftigte. Das führt dazu, dass die speziellen Vorschriften für die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses berücksichtigt werden müssen. Nach § 26 Abs. 1 BDSG dürften Daten von Bewerbern grundsätzlich nur verarbeitet werden, wenn sie dem Zweck der Entscheidung über ein Beschäftigtenverhältnis dienen. Die Folge: Fällt der Zweck weg und liegt keine andere Rechtsgrundlage vor – wie beispielsweise eine wirksame Einwilligung – ist die Verarbeitung nicht mehr gerechtfertigt. Hier kann es sich um verschiedene Situationen handeln: So kann sich ein Bewerber entscheiden, die Bewerbung abzubrechen oder er übersteht beispielsweise das Auswahlverfahren nicht. Der Zweck – die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses – ist dann grundsätzlich nicht mehr gegeben. Die Daten wären diesbezüglich zu löschen, und zwar unverzüglich, wie sich aus Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO ergibt. 

Löschungsfrist – Aber der Bewerber könnte ja klagen?

Für die Frage nach dem Wann der Löschung kommt es aber durchaus darauf an, wie sich die Situation konkret gestaltet. 

Angenommen, der Bewerber entscheidet sich, seine Bewerbung zurückzuziehen. Hier lautet die Devise entsprechend dem „Standardfall“: Zweck weg, Daten unverzüglich löschen. Praktisch umsetzbar ist das etwa, in dem die Bewerbungsunterlagen dem Bewerber zurückgegeben oder vernichtet werden. Im Falle der Rückgabe darf der Nachweis grundsätzlich bis zum Fristende einer möglichen Klageerhebung aufbewahrt werden. 

Davon unterschieden werden kann der Fall, dass ein Bewerber das konkrete Auswahlverfahren nicht übersteht. Folgt jetzt die unverzügliche Löschung? Fehlanzeige. Die Bewerbungsunterlagen sollten bzw. müssen bis zum Ablauf der Frist einer möglichen Klage gegen die Auswahlentscheidung bzw. bis zum Abschluss eines entsprechenden Klageverfahrens aufbewahrt werden. Wird keine Klage eingereicht, sind sie dann unverzüglich zu löschen. Häufig wird für die Aufbewahrung eine Frist von sechs Monaten ab Absage empfohlen, teilweise jedoch auch eine kürzere – hier sollte man sich ggf. an die Empfehlungen der zuständigen Aufsichtsbehörde halten.

Das Löschen betrifft im übrigen wirklich alle Unterlagen, die mit der Bewerbung zusammenhängen. Nicht nur der Inhalt der Bewerbermappe, sondern auch etwaige Notizen aus dem Bewerbungsgespräch, Probearbeiten oder E-Mails mit entsprechenden Inhalten, die unternehmensintern an Mitarbeiter verschickt wurden, die am Bewerbungsprozess beteiligt waren. Beachtet werden müssen im Hinblick auf E-Mails jedoch auch potenziell geltende andere Aufbewahrungsfristen, etwa aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften. 

In dem Fall wiederum, dass die Bewerbung Erfolg hat und der Bewerber eingestellt wird, dürfen die Bewerbungsunterlagen nicht blindlings in die Personalakte übernommen werden – Arbeitgeber müssen hier darauf achten, Daten nur insoweit zu übernehmen, wie es zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. 

Kann in eine längere Speicherung eingewilligt werden?

Nun kommt es vielleicht zu der Situation, in welcher der Bewerber zwar gerade nicht für die Stelle infrage kommt, aber der Arbeitgeber Potenzial für die Zukunft sieht und den Bewerber im Bewerberpool halten möchte. Für derartige Situationen gibt es durchaus auch eine Lösung: Gearbeitet werden kann hier mit einer Einwilligung. Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, dass diese auch wirksam eingeholt wird und es sich insbesondere um eine informierte Einwilligung handelt; der Zweck der Datenverarbeitung muss klar bestimmt sein und ggf. sollte auch der Zeitraum der Aufbewahrung umrissen werden.