Durch Shop-Management-Outsourcing von Fachexpertise profitieren

Der Onlineshop ist für kleine und große Unternehmen im E-Commerce der wichtigste Kanal, um Umsätze zu generieren. Die sorgfältige Verwaltung eines Shopsystems nimmt sowohl zeitliche als auch personelle Ressourcen in Anspruch und ist ein eigener Aufgaben- und Verantwortungsbereich, der meist von einem Shop-Manager übernommen wird. 

Doch nicht jedes Unternehmen verfügt über die erforderlichen Mittel und Fachkenntnisse für ein umfassendes Shop-Management. In solchen Fällen kann die Auslagerung der Shop-Verwaltung sinnvoll sein und eine Vielzahl an Vorteilen mit sich bringen. Doch worauf kommt es beim Shop-Management und dessen Outsourcing an? 

Shop-Management umfasst vielfältige Aufgaben

Um zu verstehen, warum die Auslagerung des Shop-Managements kostengünstig und effizient zugleich sein kann, lohnt ein Blick auf das gesamte Aufgabenspektrum eines Shop-Managers und die wichtigsten Kompetenzen, die dafür notwendig sind. 

Der Shop-Manager ist für den E-Commerce unverzichtbar und für die Betreuung und Verwaltung aller Geschäfte verantwortlich, die mit dem Onlineshop in Verbindung stehen – von den Lagerbeständen bis hin zum Kundenservice. Er hat einen umfassenden Überblick über alle relevanten Prozesse sowie die damit verbundenen Systeme und stellt sicher, dass alle Abläufe einwandfrei funktionieren. 

• Verwaltung des logistischen Bereichs: Der Shop-Manager überwacht den Lagerbestand und den aktuellen Bestellstatus, damit Kunden jederzeit die gewünschten Produkte bestellen können und erhalten. 
• Marketing und Performance: Dazu gehört unter anderem die Steuerung von Kampagnen und die fortlaufende Verbesserung der Conversion Rate (CR). Darüber hinaus kümmert sich der Shop-Manager um die Anpassung von Preisen und erstellt neue Produkte oder Aktionsangebote im Shop. 
• Überwachung der Technik: Der Shop-Manager hat einen genauen Blick darauf, dass die technischen Gegebenheiten stabil laufen und bedient zahlreiche Tools und Plugins für verschiedene Bereiche, von ihrer Installation bis zur Konfiguration. 
• Vermittler: Der Shop-Manager fungiert als eine Art Schnittstelle oder Vermittler zwischen mehreren Parteien, die im E-Commerce beteiligt sind. Er leitet diese im Tagesgeschäft an und löst gegebenenfalls auftretende Probleme auch selbst. 
• Finanzexperte: Der Shop-Manager sorgt nicht allein für eine ausgezeichnete Kommunikation mit, sowie Vermittlung zwischen, allen am E-Commerce-Projekt Teilnehmenden, sondern behält bei seinen täglichen Aufgaben ebenfalls die Budgetplanung im Blick. 
• Trendscout: Neben all seinen anderen Aufgaben behält der Shop-Manager darüber hinaus technologische Fortschritte und aktuelle Trends im Bereich Online-Shopping im Auge, um entsprechend zeitnah eigene Ansätze darauf abstimmen zu können. 

Anforderungen an einen Shop-Manager

Das Shop-Management ist ein sehr vielseitiger Job und der Shop-Manager fungiert dementsprechend als eine Art Alleskönner, der über umfassende Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen muss, um den Anforderungen des Online-Handels gerecht zu werden. Neben organisatorischem Talent und ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten ist vor allem technische Expertise gefragt. 

So muss, zum Beispiel, bei der Einführung einer neuen Zahlungsmethode sichergestellt werden, dass diese mit passenden Maßnahmen nicht nur vorschriftsmäßig in das Shop-System integriert wird, sondern dass die entsprechenden Plugins auch vollumfänglich genutzt und entsprechend konfiguriert werden können. Oberstes Ziel ist es, das vorhandene Potenzial aus technischen Voraussetzungen und personellen Ressourcen optimal auszuschöpfen. 

Zudem muss der Shop-Manager die gesamte Shop-Technologie beherrschen und verwaltet als eine Art Projektmanager auch das gesamte Online-Marketing – von Suchmaschinenmarketing (SEA) über Suchmaschinenoptimierung (SEO) und Social-Media-Marketing (SMM) bis hin zur Verwaltung von Amazon Marketplaces. Nicht zuletzt ist ein gewisser Geschäftssinn von Vorteil, um für den Erfolg des Online-Handels effiziente Strategien entwerfen und anwenden zu können.

Outsourcing: Den richtigen Partner finden und Vorteile nutzen

Mit all seinen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten im E-Business spielt der Shop-Manager eine zentrale Rolle bei der Wachstumsförderung. Als Alternative bietet sich für Unternehmen das Outsourcing an. In diesem Fall wird das gesamte Shop-Management an einen Spezialisten mit entsprechenden Erfahrungen und Fähigkeiten ausgelagert, wie zum Beispiel einer Web- oder Online-Marketing-Agentur. 

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie mittelgroße Firmen, die nur wenig Erfahrungen im E-Commerce haben, können durch die Auslagerung von zahlreichen Vorteilen profitieren, wie zum Beispiel:

• der Verringerung des internen Verwaltungsaufwands, wodurch eigene Ressourcen besser genutzt werden können,
• der Konzentration auf das Kerngeschäft, da kein neues Personal erforderlich ist,
• dadurch eine bessere Produktqualität und insgesamt gesteigerter Effizienz,
• einer höheren Kundenzufriedenheit,
• geringeren Kosten, die sonst für das Recruiting, die Weiterbildung und Betreuung neuer Mitarbeiter entstanden wären, sowie
• sowie dem entsprechenden Fachwissen hinsichtlich Technik, Vermarktung und Trends: Ein von einer Agentur gestellter Shop-Manager bringt als Experte auf dem Gebiet ein breites Wissen und viel Erfahrung mit. Schließlich hat er beziehungsweise sie bereits mehrere Shops betreut und kennt sich mit den unterschiedlichen Shopsystemen aus. 

Insbesondere die Personalkosten sind ein entscheidender Faktor: Durch das Outsourcing entfallen neben den Kosten für Einarbeitung und Fortbildung auch Lohn-, Arbeitgeber-Nebenkosten sowie Opportunitätskosten durch Krankheit oder Urlaub. Dagegen fallen dann natürlich Kosten für die Betreuung durch die Agentur an. Diese sind in der Regel aber fix und beziehen sich auf einen konkreten Arbeitsaufwand in Stunden pro Woche oder Monat. 

Am besten lassen sich die anfallenden Kosten anhand einer beispielhaften Kosten-Nutzen-Rechnung veranschaulichen: Angenommen, ein interner Shop-Manager ist für ein Monatsgehalt von 4.200 Euro inklusive der Arbeitgeber-Nebenkosten angestellt. Durch Urlaub und Krankheit kommen zwei Monatsgehälter hinzu, sodass die jährlichen Personalkosten etwa 58.800 Euro betragen – Weiterbildungsmaßnahmen nicht eingerechnet. 

Die Kosten für das Shop-Management einer Agentur belaufen sich je nach Arbeitsumfang und Absprache auf 2.500 bis 4.000 Euro, das sind hochgerechnet 30.000 bis 48.000 Euro Gesamtkosten pro Jahr. Ausfälle durch Krankheit oder Urlaub müssen hingegen nicht mitberechnet werden, da der Shop-Manager einer Agentur in der Regel eine Vertretung hat. 

Fazit: Durch Outsourcing lässt sich von Expertise profitieren

Bevor sich E-Business-Unternehmen für das Outsourcing entscheiden, sollten sie zunächst alle Möglichkeiten sorgfältig abwägen und klären, ob sie einen Spezialisten langfristig benötigen oder nur für einen begrenzten Zeitraum. Im Vorhinein sind des Weiteren die Rahmenbedingungen für die Geschäftsbeziehung zu bestimmen. Mit Full-Service-Agenturen profitieren Unternehmen von einer Vielzahl an Dienstleistungen, wie etwa der strategischen Beratung oder Hilfestellung im gesamten Bereich Online-Marketing – inklusive SEA, SEO und SMM. 

Zudem kennen sich Agenturen mit den verschiedenen Shopsystemen aus, sei es Magento, WooCommerce, Shopware oder Shopify. Mit einem Spezialisten an ihrer Seite können Unternehmen die Onlineshop-Verwaltung erfolgreich umsetzen, ohne Abstriche bei Qualität und Kundenzufriedenheit in Kauf nehmen zu müssen.  

Über den Autor:

Jan-Hendrik Rauh ist Geschäftsführer der Löwenstark Digital Solutions GmbH (www.loewenstark.com) und Experte für E-Commerce und Webentwicklung. Er kann auf langjährige Erfahrung in der Etablierung von digitalen Strategien zurückgreifen und hat über die strategische Beratung, maßgeschneiderte Shop- und CMS-Systeme bis hin zum professionellen Web-Hosting bereits Lösungen für die verschiedensten Branchen konzipiert.