Resturlaub zum Jahresende: Arbeitgebende müssen Mitwirkungspflicht nachkommen

Das Jahr läuft schnellen Schrittes auf das Ende zu – und wieder bringt der Jahresabschluss einiges mit sich, woran gedacht werden muss. Für Arbeitgebende gehört dazu etwa auch die Mitwirkungspflicht, wenn es um den Resturlaub ihrer Angestellten geht. Wir erklären, was es mit dieser Pflicht auf sich hat, was Arbeitgebende tun und beachten müssen und welche rechtlichen Fallstricke beim Thema Resturlaub lauern können.

Resturlaub verfällt unter bestimmten Bedingungen

Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sind Beschäftigte dazu verpflichtet, ihren Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Davon spricht das Gesetz ausdrücklich (§ 7 Absatz 3 BUrlG). Heißt also im Klartext: Die für ein Jahr gewährten Urlaubstage müssen auch in diesem Kalenderjahr genommen werden, ansonsten verfällt der Anspruch auf die nicht verbrauchten Tage.

Allerdings können auch bestimmte Gründe vorliegen, die es rechtfertigen, Urlaubstage mit in das kommende Jahr zu übertragen. Eine solche Übertragung in das nächste Kalenderjahr ist nach dem BUrlG allerdings nur statthaft, „wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen“. 

Zu den dringenden betrieblichen Gründen zählen etwa:

• Termin- oder saisongebundene Aufträge
• erhöhter Arbeitsbedarf im Unternehmen

Zu den dringenden persönlichen Gründen gehören beispielsweise:

• Arbeitsunfähigkeit
• Erkrankung eines pflegebedürftigen Angehörigen

Liegt ein Grund für eine Übertragung vor, muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres, also bis zum 31. März, gewährt und genommen werden. Wird er allerdings auch bis zum 31. März nicht genommen, so verfällt er endgültig. 

Mitwirkungspflicht des Arbeitgebenden

Doch eine kleine Krux gibt es dabei: Der Urlaub verfällt nicht automatisch, denn Arbeitgebende haben die Pflicht, ihre Beschäftigten auf den drohenden Verfall der Urlaubstage hinzuweisen. Das ergibt sich aus den jüngsten Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Urteil vom 22.09.2022, Az.C-120/21) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urteil vom 19.02.2019, Az. 9 AZR 541/15), die eine europarechtskonforme Auslegung fordern. 

Arbeitgebende müssen demnach ihrer Mitwirkungspflicht nachkommen, indem sie auf den Urlaubsverfall hinweisen und die Beschäftigten deutlich dazu auffordern, den Urlaub zu nehmen. Weisen sie nicht darauf hin, verfällt der Anspruch auch nicht und er kann auch nicht nach drei Jahren verjähren. Dass der Arbeitgebende seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist, muss er im Streitfall beweisen können. 

Auszahlung statt Übertragung? Besser nicht!

Um eine mögliche Auszahlung des Urlaubsanspruchs rankt sich noch immer ein Irrglaube, erscheint es doch auf den ersten Blick einfacher, nicht gewährte oder genommene Urlaubstage finanziell abzugelten. Doch so simpel ist es nicht. Schließlich spricht das Gesetz nicht ohne Grund von „Erholungsurlaub“. Der Urlaubsanspruch dient dazu, dem Arbeitsalltag zu entkommen und sich eben zu erholen. Würden Urlaubstage einfach ausbezahlt werden, würde das dem Sinn und Zweck der Erholung entgegenstehen. 

Und mehr noch: Da der Urlaub mit einer Auszahlung nicht abgegolten ist, könnten Arbeitnehmende trotz Zahlung im Streitfall den nicht genommenen Urlaub sogar einklagen. Eine Abgeltung ist auch laut Gesetz nur im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zulässig.